Aanmanen is zo'n klus die er altijd bij inschiet. U bent te laat met herinneren omdat u er simpelweg niet aan toekomt — en ondertussen loopt de DSO op. Het goede nieuws: Odoo kan dit vrijwel volledig van u overnemen, zodat u uw tijd besteedt aan gesprekken met klanten die er wél toe doen.
Follow-up levels instellen
Ga naar Boekhouding → Configuratie → Follow-up Levels en bouw een getrapt schema op. Een indeling die bij veel Nederlandse mkb-bedrijven goed werkt:
- 7 dagen na vervaldatum: een vriendelijke herinnering — "wellicht is de factuur aan uw aandacht ontsnapt".
- 21 dagen: een formele aanmaning met een duidelijke betaaltermijn.
- 45 dagen: een laatste sommatie, eventueel met aankondiging van een incassotraject.
Per niveau koppelt u een e-mailsjabloon. Odoo verstuurt de herinneringen automatisch of zet ze in een actiewachtrij zodat u ze eerst kunt beoordelen. Handig: per niveau kunt u ook een interne activiteit laten aanmaken, bijvoorbeeld "klant nabellen" voor uw accountmanager bij niveau twee.
Toon en sjablonen
De toon van uw sjablonen bepaalt hoe de herinnering landt. Houd de eerste herinnering licht en persoonlijk: gebruik de naam van de contactpersoon, noem het factuurnummer en het openstaande bedrag, en voeg een betaallink toe als u online betalingen heeft ingeschakeld. Pas vanaf de tweede herinnering wordt u zakelijker. Een installatiebedrijf dat wij begeleiden zag alleen al door die betaallink in de eerste herinnering de gemiddelde betaaltermijn met ruim een week dalen.
Eerst kijken, dan automatiseren
Activeer 'Auto-execute' pas nadat u twee weken lang de conceptherinneringen handmatig heeft beoordeeld. Zo ontdekt u de uitzonderingen — notoire wanbetalers, VIP-klanten, lopende disputen — vóórdat ze automatisch worden aangemaand. Voor die klanten stelt u een afwijkend schema in of sluit u ze uit van de follow-up.
Praktische tip: plan één vast moment per week (bijvoorbeeld dinsdagochtend) om de follow-uplijst in Boekhouding → Klanten → Follow-uprapporten door te lopen. Wilt u hulp bij het inrichten van uw aanmaanproces in Odoo? Neem contact op met DAADit Group.
Achter vervallen facturen aangaan is het soort klus dat altijd naar onderen op de lijst zakt. U stuurt aanmaningen te laat, simpelweg omdat u er niet aan toekomt — en ondertussen kruipt uw DSO omhoog. Het goede nieuws: Odoo kan dit vrijwel volledig uit handen nemen, zodat u tijd overhoudt voor klantgesprekken die er echt toe doen.
Setting up follow-up levels
Ga naar Boekhouding → Configuratie → Opvolgingsniveaus en bouw een getrapt schema. Een opzet die voor veel mkb-bedrijven goed werkt:
- 7 dagen na vervaldatum: een vriendelijke herinnering — "wellicht is de factuur aan uw aandacht ontsnapt".
- 21 dagen: een formele aanmaning met een duidelijke betaaltermijn.
- 45 dagen: een laatste sommatie, eventueel met aankondiging van incasso.
Aan elk niveau koppelt u een e-mailsjabloon. Odoo verstuurt de aanmaningen automatisch of zet ze in een actiewachtrij zodat u ze eerst kunt beoordelen. Handig detail: elk niveau kan ook een interne activiteit aanmaken, zoals "klant bellen" voor uw accountmanager op niveau twee.
Toon en sjablonen
De toon van uw sjablonen bepaalt hoe een aanmaning landt. Houd de eerste licht en persoonlijk: gebruik de naam van de contactpersoon, noem het factuurnummer en het openstaande bedrag, en voeg een betaallink toe als u online betalen heeft ingeschakeld. Pas vanaf de tweede aanmaning mag de toon steviger worden. Een installatiebedrijf waarmee wij werken verkortte zijn gemiddelde betaaltermijn met ruim een week, alleen al door een betaallink aan de eerste aanmaning toe te voegen.
Watch first, automate later
Schakel 'Automatisch uitvoeren' pas in nadat u de conceptaanmaningen twee weken handmatig heeft beoordeeld. Zo ziet u de uitzonderingen — notoire late betalers, VIP-klanten, lopende geschillen — voordat ze automatisch worden aangemaand. Stel voor die klanten een ander schema in of sluit ze helemaal uit van opvolging.
Praktische tip: blokkeer één vast moment per week (dinsdagochtend werkt goed) om de opvolglijst door te lopen in Boekhouding → Klanten → Opvolgingsrapporten. Hulp nodig bij het inrichten van uw aanmaningsproces in Odoo? Contact DAADit Group.