In het kort: Odoo kan de brutomarge tonen per offerteregel, per order en per product. In de praktijk zien veel bedrijven toch alleen omzet. De oorzaak is bijna nooit een ontbrekend rapport, maar ontbrekende verbanden in de data: facturen zonder producten, inkoopfacturen zonder inkooporder en producten met een kostprijs van nul. In dit artikel leggen we uit waar de brutomarge in Odoo op gebaseerd is, welke vier oorzaken we het vaakst zien, en vier routes naar betrouwbare margecijfers.
'Waar zie ik mijn marge?' is een van de meest gestelde vragen in onze helpdesk. Onlangs stelde een klant hem voor twee bedrijven tegelijk: een Nederlandse vestiging waarvan de facturen uit Exact Online binnenkwamen, en een Belgische vestiging die volledig in Odoo werkte. De aanname was dat de Exact-koppeling het probleem veroorzaakte. De analyse liet iets anders zien, en precies daarom schreven we dit artikel.
Wat is brutomarge, en waar haalt Odoo die vandaan?
Brutomarge is het verschil tussen waarvoor u iets verkoopt en wat het u heeft gekost, vóór vaste kosten zoals huur en salarissen. Als formule: omzet min kostprijs van de omzet. Als percentage: dat verschil gedeeld door de omzet.
Odoo kan dit op drie niveaus berekenen:
- Per offerte- of orderregel. Met de optie Marges in de instellingen van Verkoop toont Odoo de marge per regel en per order. De kosten komen uit de kostprijs van het product.
- Per product of productcategorie, in de verkoopanalyse, zodra de marge-optie aan staat.
- Per bedrijf of periode, in de winst- en verliesrekening: omzetrekeningen tegenover kostprijsrekeningen.
De eerste twee niveaus hangen volledig af van twee dingen: producten op de regels en een juiste kostprijs per product. Het derde niveau heeft alleen juiste grootboekrekeningen nodig. Dat is de sleutel tot bijna elke margevraag.
Vier redenen waarom u geen marge ziet
1. Facturen komen binnen zonder producten
Worden facturen als boekingen uit een ander pakket ingelezen, dan heeft elke factuur één of enkele regels per grootboekrekening, met een omschrijving als 'klant - factuurnummer'. Voor de boekhouding is dat prima, maar Odoo weet niet wat er verkocht is en kan dus geen marge per product berekenen. Dat was de situatie in de Nederlandse vestiging: bijna honderd verkoopfacturen en ruim zeshonderd inkoopregels, allemaal zonder product.
2. Inkoopfacturen worden geboekt zonder product en zonder inkooporder
De Belgische vestiging werkte volledig in Odoo. Bijna alle verkoopregels hadden een product. Maar aan de inkoopkant hadden maar 9 van de ruim 1.600 factuurregels een product, en er waren maar een handvol inkooporders, waarvan geen enkele aan een verkooporder gekoppeld was. Inkoopfacturen werden direct op een kostenrekening ingevoerd. De inkoopprijs bereikte het product nooit, dus de kostprijs bleef leeg.
3. De kostprijs op het product is nul
Op de belangrijkste producten van diezelfde vestiging stond de kostprijs op 0. Odoo toont dan op elke regel een marge van honderd procent. Dat ziet er in een rapport prachtig uit, en het is waardeloos. De kostprijs wordt handmatig ingesteld (standaardprijs), of bijgewerkt vanuit ontvangsten als u met gemiddelde kostprijs of FIFO waardeert. Geen van beide gebeurt als inkoop buiten inkooporders en ontvangsten om loopt.
4. Een flow die stopte zonder dat iemand het merkte
In de Nederlandse vestiging was de import van verkooporders uit Exact weken eerder gestopt door een ontbrekende API-toestemming. Facturen kwamen gewoon binnen, orders niet. Dus zelfs de route via orders was afgesloten. Dit beschreven we in zeven lessen uit een live Exact Online-koppeling.
De conclusie voor die klant: de ontbrekende marge had weinig met Exact te maken. Ze werd veroorzaakt door de manier waarop inkoop geboekt werd.
Vier routes naar betrouwbare margecijfers
Route 1: houd de kostprijs op producten bij en zet marges aan
De snelste stap. Vul de kostprijs van uw belangrijkste producten in, of laat Odoo hem bijwerken vanuit ontvangsten. Zet de optie Marges aan in Verkoop. Vanaf dat moment ziet u op elke offerte en order een verwachte marge, nog voordat u hem verstuurt. Dit werkt direct voor orders die in Odoo worden ingevoerd. Het werkt niet voor facturen die als boekingen worden ingelezen.
Let op: een handmatig bijgehouden kostprijs is een schatting. Veranderen inkoopprijzen vaak, dan loopt de marge op de order weg van de werkelijkheid. Dan is route 2 beter.
Route 2: kopen vanuit de verkooporder
Voor producten die u speciaal voor een klant inkoopt, gebruikt u de routes Kopen en Bestellen op order (MTO). Het bevestigen van de verkooporder maakt dan een inkooporder bij de leverancier aan. De ontvangst werkt voorraad en kostprijs bij, en de inkoopfactuur wordt gematcht met de inkooporder. Het resultaat: werkelijke marge per verkooporder, gebaseerd op wat u echt hebt betaald. Dit is de meest betrouwbare route, maar hij verandert hoe uw inkoopteam werkt. Plan een korte training en spreek af dat facturen zonder inkooporder de uitzondering zijn.
Route 3: analytische boekhouding per order of project
Werkt u met projecten, of blijft verkoop deels buiten Odoo? Geef dan elke order of elk project een analytische rekening, en zet die analytische rekening op de bijbehorende omzet- en kostenregels, ook op inkoopfacturen. In het analytische rapport ziet u omzet en kosten per order of project naast elkaar. Dat is minder precies per product, maar het werkt ook als regels geen product hebben.
Route 4: een margedashboard op grootboekniveau
Als oplossing voor de korte termijn, bijvoorbeeld terwijl route 2 wordt ingevoerd: een dashboard met omzet, kostprijs van de omzet en brutomarge per maand en per bedrijf, rechtstreeks uit de grootboekrekeningen. In onze analyse gaf dat voor de Nederlandse vestiging een indicatieve brutomarge van ongeveer de helft van de omzet, exclusief voorraadmutaties. Dat is geen marge per order, maar het geeft de directie elke maand een betrouwbare trend.
Welke route past bij u?
- U verkoopt uit voorraad en voert orders in Odoo in: route 1, eventueel met waardering op gemiddelde kostprijs.
- U koopt per klantorder in: route 2.
- U werkt per project, of uw facturen komen uit een ander pakket: route 3.
- U hebt deze maand cijfers nodig: route 4, terwijl u aan een van de andere werkt.
Veel bedrijven combineren routes. In ons voorbeeld was het advies: route 4 direct voor beide bedrijven, route 1 en 2 voor de Belgische vestiging, en voor de Nederlandse vestiging óf de verkooporders weer uit Exact halen, óf de inkoop naar Odoo verplaatsen.
Praktische controles die u vandaag kunt doen
- Open een paar recente inkoopfacturen. Staat er een product op de regels, en is de factuur aan een inkooporder gekoppeld?
- Filter uw producten op kostprijs gelijk aan 0. Hoeveel van uw bestsellers staan in die lijst?
- Bekijk een recente verkooporder met de margekolom aan. Is de marge realistisch?
- Controleer in uw koppelingen of alle flows nog draaien, niet alleen de factuurflow.
Veelgestelde vragen
Waar zie ik de brutomarge in Odoo?
Zet Marges aan in de instellingen van Verkoop. U ziet dan de marge per regel en per order op offertes en verkooporders, en als meetwaarde in de verkoopanalyse. Per bedrijf of periode ziet u hem in de winst- en verliesrekening.
Waarom toont Odoo een marge van 100 procent?
Meestal omdat de kostprijs van het product 0 is. Vul de kostprijs in, of laat Odoo hem bijwerken vanuit ontvangsten met gemiddelde kostprijs of FIFO.
Kan ik marge per order zien als mijn facturen uit Exact Online komen?
Niet per product, want facturen uit Exact komen binnen als boekingen zonder producten. Gebruik analytische boekhouding per order of project, of laat het verkoop- en inkoopproces in Odoo lopen.
Helpt het echt om inkooporders aan verkooporders te koppelen?
Ja. Met de routes Kopen en Bestellen op order wordt de inkooporder vanuit de verkooporder aangemaakt. Kostprijs en inkoopfactuur horen dan bij die order, zodat u de werkelijke marge ziet in plaats van een schatting.
Tot slot
Marge is geen rapport dat u aanzet, maar het resultaat van goede verbanden tussen verkoop, inkoop en voorraad. Wilt u hulp bij het vinden van de plek waar het verband in uw Odoo breekt? Of koppelt u een ander pakket zoals Exact Online? Wij bouwen koppelingen op Connecta en implementeren Odoo voor een vaste prijs van €1.000 per app: AI bouwt, een consultant controleert. Neem contact op met DAADit Group of doe de gratis Business Scan.