In het kort: Odoo kent twee soorten prijslijsten die vaak door elkaar worden gehaald: leveranciersprijslijsten (wat u betaalt) en klantprijslijsten (wat u rekent). Beide kunt u uit Excel importeren, maar grote bestanden, ontbrekende wisselkoersen en meerdere bedrijven zorgen voor de meeste vragen in onze helpdesk. In dit artikel leest u wat elke prijslijst doet, hoe u er een zonder fouten importeert, hoe u leveranciersprijzen deelt tussen bedrijven en valuta, en wanneer een automatische koppeling de moeite waard is.
Connecta beschreef onlangs hoe u productgegevens van veel leveranciers in Odoo krijgt zonder per leverancier een volledige koppeling te bouwen. Dat artikel gaat over automatiseren. Dit artikel gaat over de basis daaronder: hoe prijslijsten in Odoo werken, en wat er misgaat als u ze met de hand bijhoudt. De voorbeelden komen uit vragen die klanten ons de afgelopen maanden stelden.
Twee soorten prijslijsten in Odoo
Leveranciersprijslijsten: wat u betaalt
Een regel in een leveranciersprijslijst zegt: leverancier X verkoopt product Y aan ons voor deze prijs, vanaf deze hoeveelheid, in deze valuta, in deze periode. U vindt ze op het product, op het tabblad Inkoop, en in de app Inkoop onder het menu leveranciersprijslijsten. Odoo gebruikt ze om op een inkooporder de leverancier en de prijs voor te stellen. De belangrijkste velden:
- Leverancier en product.
- Productcode en -naam van de leverancier, zodat de leverancier uw inkooporder herkent.
- Minimale hoeveelheid: vanaf welke hoeveelheid deze prijs geldt. Meerdere regels met verschillende hoeveelheden geven u staffelprijzen.
- Prijs en valuta.
- Begin- en einddatum, voor prijswijzigingen die u al kent.
- Levertijd, gebruikt voor de planning.
- Bedrijf: leeg betekent dat de regel voor alle bedrijven geldt.
Klantprijslijsten: wat u rekent
Een klantprijslijst bepaalt de verkoopprijs op een offerte. Hij bevat regels: een vaste prijs, een korting op de verkoopprijs, of een formule, bijvoorbeeld kostprijs plus een marge. Regels kunnen gelden voor één product, een categorie of alle producten, vanaf een minimale hoeveelheid en binnen een periode. U geeft een klant een prijslijst op het contact, zodat elke offerte automatisch de juiste prijzen gebruikt.
Het verschil doet ertoe bij het importeren. Een prijslijst van een groothandel hoort in de leveranciersprijslijsten. Een prijsafspraak met een grote klant hoort in een klantprijslijst. Die twee verwisselen is een veelvoorkomende reden waarom 'de import lukte maar er niets veranderde'.
Een prijslijst importeren zonder fouten
Odoo kan beide soorten uit Excel of CSV importeren. Een stappenplan dat werkt:
- Begin met het sjabloon van Odoo zelf. Open de lijstweergave, kies importeren en download het sjabloon. Dan kloppen de kolomnamen al met de velden.
- Herken producten aan de interne referentie. Productnamen veranderen, referenties niet. Zorg dat elk product in het bestand al met die referentie in Odoo staat.
- Herken leveranciers aan naam of referentie, precies zoals in Odoo. Eén spatie te veel en Odoo vindt het contact niet.
- Test eerst met tien regels. Odoo controleert het bestand eerst zonder te importeren. Los de fouten op met een klein bestand voordat u duizenden regels inleest.
- Splits grote bestanden. Een klant meldde dat bij het importeren van een grote Excel-prijslijst het scherm grijs bleef met een draaiend icoon en een melding dat de verbinding weg was, zowel in de test- als in de productieomgeving. Een groot bestand wordt in één keer in de browsersessie verwerkt. Splitsen in delen van een paar duizend regels lost het meestal op.
- Beslis wat u met oude prijzen doet. Overschrijft u bestaande regels, of voegt u nieuwe regels met een begindatum toe? Met begin- en einddatums houdt u de historie en kunt u een prijsverhoging vooruit plannen.
Voor één klant maakten we een standaardsjabloon met een korte uitleg, zodat hun team voortaan zelf een klantprijslijst kan importeren, zonder ons elk jaar te bellen als de nieuwe leveranciersprijzen binnenkomen. Dat is vaak het waardevolste resultaat: niet de import zelf, maar dat de klant hem kan herhalen.
Eén leveranciersprijs, meerdere bedrijven en valuta
Een vraag die we onlangs beantwoordden: een bedrijf met vestigingen in vier landen uploadt leveranciersprijzen in het Nederlandse bedrijf, in euro. De vestigingen in Noorwegen, Zweden en Polen kopen in hun eigen valuta in. Moet u elke prijsregel per bedrijf en valuta kopiëren?
Nee. In dit geval waren alle 1.277 leveranciersprijsregels gekoppeld aan het Nederlandse bedrijf en in euro. Ons advies:
- Maak de regels gedeeld door het veld bedrijf leeg te laten. Elk bedrijf kan ze dan gebruiken.
- Houd de prijs in de valuta van de leverancier. Op een inkooporder rekent Odoo de prijs om naar de ordervaluta met de wisselkoers van het inkopende bedrijf op de orderdatum.
- Maak geen kopieën per valuta. Kopieën lopen bij de eerste prijswijziging uit elkaar.
Er is één voorwaarde, en daar ging het mis: wisselkoersen moeten in elk bedrijf actueel zijn. In dit geval hadden de Noorse, Zweedse en Poolse bedrijven helemaal geen actuele koersen. Het automatisch bijwerken van koersen stond in twee bedrijven op handmatig en was in de andere gestopt. Zonder koers klopt de omrekening niet of mislukt hij. Controleer dus per bedrijf de valuta-instellingen en zet het automatisch bijwerken aan, voordat u op gedeelde prijzen vertrouwt.
Wanneer is een koppeling de moeite waard?
Met de hand importeren werkt prima voor een paar leveranciers die één of twee keer per jaar hun prijzen wijzigen. Het wordt bewerkelijk als:
- u bij tientallen leveranciers inkoopt, elk met een eigen bestandsformaat;
- prijzen maandelijks of wekelijks wijzigen;
- u ook voorraad of productgegevens van leveranciers nodig hebt, niet alleen prijzen;
- fouten in prijzen direct marge kosten, omdat u dicht op de kostprijs verkoopt.
Dan betaalt automatisering zich terug. De aanpak die Connecta beschrijft is praktisch: één kleine flow per leverancier die hun bestand of API leest, en één gedeelde import naar de standaard leveranciersprijslijsten van Odoo. Zo blijven de gegevens in standaard Odoo, en blijven inkoop, planning en rapporten werken zoals ze horen. Zulke koppelingen bouwen wij op Connecta.
Checklist voor prijslijsten in Odoo
- Gaat het om een leveranciersprijslijst of een klantprijslijst?
- Staan alle producten in Odoo, met een unieke interne referentie?
- Komen de leveranciersnamen in het bestand precies overeen met Odoo?
- Hebt u eerst met een klein bestand getest?
- Werkt u met begin- en einddatums, of overschrijft u?
- Moeten de regels voor één bedrijf gelden of voor alle?
- Zijn de wisselkoersen actueel in elk bedrijf dat met prijzen in vreemde valuta werkt?
- Wie importeert de volgende prijslijst, en is er een sjabloon met uitleg?
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een leveranciersprijslijst en een klantprijslijst in Odoo?
Een leveranciersprijslijst legt vast wat u een leverancier betaalt en wordt gebruikt op inkooporders. Een klantprijslijst bepaalt wat u een klant rekent en wordt gebruikt op offertes.
Waarom blijft het importeren van een grote prijslijst hangen?
Een groot bestand wordt in één browsersessie verwerkt. Duurt dat te lang, dan kan de verbinding wegvallen. Splits het bestand in kleinere delen en test eerst met een paar regels.
Heb ik per bedrijf en valuta een aparte leveranciersprijs nodig?
Nee. Laat het bedrijf leeg om de regel te delen, en houd de prijs in de valuta van de leverancier. Odoo rekent hem op de inkooporder om met de koers van het inkopende bedrijf. De wisselkoersen moeten in elk bedrijf actueel zijn.
Wanneer automatiseer ik het bijwerken van prijslijsten?
Als u met veel leveranciers werkt, prijzen vaak wijzigen of u ook voorraad- en productgegevens nodig hebt. Dan scheelt één flow per leverancier naar de standaard leveranciersprijslijsten veel handwerk.
Tot slot
Goede prijslijsten zijn de basis voor juiste inkooporders en betrouwbare marges. Wilt u een sjabloon waar uw team mee kan werken, een controle van uw inrichting met meerdere bedrijven, of een automatische leverancierskoppeling? Bij DAADit bouwt AI en controleert een consultant, voor een vaste prijs van €1.000 per app. Neem contact op met DAADit Group of doe de gratis Business Scan.