Voor abonnementen en terugkerende facturen is automatische incasso een uitkomst: geen herinneringen sturen, geen openstaande posten najagen. Odoo ondersteunt SEPA direct debit volledig — van mandaat tot batch-bestand voor uw bank. Denk aan een sportschool met 400 leden of een IT-bedrijf met maandelijkse servicecontracten: één keer goed inrichten en de incassorun is elke maand een kwartiertje werk. Zo pakt u het aan.
1. SEPA mandaat registreren
Zonder getekend mandaat geen incasso — dat is geen Odoo-regel maar een SEPA-regel. Zo registreert u het:
- Open de klant → tabblad Boekhouding → sectie Bank & SEPA.
- Voeg de IBAN toe en klik op Create Mandate. Odoo genereert een uniek mandaat-ID.
- Download de mandaat-PDF en laat de klant deze ondertekenen.
- Na ontvangst zet u het mandaat op Active. Bewaar het getekende exemplaar — bij een storno kan de bank ernaar vragen.
2. Facturen als "via SEPA" markeren
Bij het aanmaken van een factuur kiest u Payment Method = SEPA Direct Debit en het juiste mandaat. Werkt u met abonnementsfacturen uit Odoo Subscriptions, stel dit dan één keer in als standaard per klant — elke automatisch gegenereerde factuur staat daarna meteen klaar voor de incassorun, zonder handwerk.
3. Batch-bestand genereren
Onder Boekhouding → Payments → Batch Payments maakt u een nieuwe batch, selecteert u alle openstaande SEPA-facturen en klikt u op Generate XML. Dat bestand uploadt u in uw bankportaal — ING, Rabobank en ABN AMRO ondersteunen allemaal het SEPA PAIN.008-formaat. Plan uw run een paar werkdagen vóór de gewenste incassodatum; banken hanteren een aanlevertermijn.
Terugstorteringen en bounces
Niet elke incasso slaagt: saldo te laag, rekening opgeheven, of een klant die de afschrijving terugboekt. U ziet dit terug in uw bankafschrift. Boek in Odoo de betaling ongedaan via Payment → Cancel; de factuur staat dan weer open en loopt gewoon mee in uw aanmaningsflow. Bounct dezelfde klant vaker? Overweeg een Automation Rule die het mandaat na een tweede mislukte incasso deactiveert, zodat u niet elke maand tegen dezelfde muur aanloopt.
Tot slot
Praktische tip: kondig de eerste incasso altijd per e-mail aan (een pre-notificatie is zelfs verplicht onder SEPA). Dat scheelt verbaasde klanten én terugboekingen. Wilt u incasso's, abonnementen en aanmaningen in Odoo sluitend inrichten? Neem contact op met DAADit Group.
Vragen over uw Odoo implementatie? Doe de gratis Business Scan.
Start de Business Scan →Voor abonnementen en terugkerende facturen is automatische incasso een uitkomst: geen herinneringsmails, geen openstaande facturen najagen. Odoo ondersteunt SEPA-incasso volledig — van machtiging tot batchbestand voor uw bank. Denk aan een sportschool met 400 leden of een IT-bedrijf met maandelijkse servicecontracten: richt het één keer goed in en de maandelijkse incassorun kost een kwartier. Zo werkt het.
1. Een SEPA-machtiging registreren
Geen ondertekende machtiging, geen incasso — dat is geen Odoo-regel maar een SEPA-regel. Een machtiging registreren gaat zo:
- Open de klant → tabblad Boekhouding → sectie Bank & SEPA.
- Voeg het IBAN toe en klik op Machtiging aanmaken. Odoo genereert een uniek machtigings-ID.
- Download de machtiging als pdf en laat de klant deze ondertekenen.
- Zet de machtiging na ontvangst op Actief. Bewaar het ondertekende exemplaar — uw bank kan ernaar vragen bij een stornering.
2. Facturen markeren als "via SEPA"
Kies bij het aanmaken van een factuur Betaalmethode = SEPA-incasso en het juiste mandaat. Werkt u met abonnementsfacturen uit Odoo Abonnementen, stel dit dan eenmalig in als standaard per klant — elke automatisch gegenereerde factuur staat dan direct klaar voor de incassorun, zonder handmatige stappen.
3. Het batchbestand genereren
Maak onder Boekhouding → Betalingen → Batchbetalingen een nieuwe batch aan, selecteer alle openstaande SEPA-facturen en klik op XML genereren. Upload dat bestand in uw bankportaal — ING, Rabobank en ABN AMRO ondersteunen allemaal het SEPA PAIN.008-formaat. Plan uw run een paar werkdagen vóór de beoogde incassodatum; banken hanteren een aanleverdeadline.
Storneringen en mislukte incasso's
Niet elke incasso slaagt: onvoldoende saldo, een opgeheven rekening, of een klant die de afschrijving storneert. Dat ziet u op uw bankafschrift. Maak in Odoo de betaling ongedaan via Betaling → Annuleren; de factuur gaat weer open en loopt gewoon mee in uw normale aanmaningsflow. Dezelfde klant die herhaaldelijk storneert? Overweeg een automatiseringsregel die de machtiging na een tweede mislukte incasso deactiveert, zodat u niet elke maand tegen dezelfde muur aanloopt.
Tot slot
Praktische tip: kondig de eerste incasso altijd per e-mail aan (een pre-notificatie is onder SEPA zelfs verplicht). Dat bespaart u verraste klanten én storneringen. Wilt u incasso's, abonnementen en aanmaningen waterdicht ingericht hebben in Odoo? Contact DAADit Group.
Vragen over uw Odoo-implementatie? Doe de gratis Business Scan.
Doe de Business Scan →