U plant een intern overleg in Odoo Calendar over het project van klant Jansen, zet de contactpersoon van Jansen erbij als referentie — en plotseling heeft die klant een uitnodiging in zijn inbox voor uw interne voorbespreking. Niet de bedoeling. Gelukkig kunt u op drie niveaus bepalen of externe contacten een mail krijgen: per afspraak, globaal, of slim geautomatiseerd.
Per afspraak: notificaties uit
Open de afspraak en klik op More Options of het tandwiel-icoon. Onder Reminders zet u de mail-notificatie uit voor deze specifieke afspraak. De deelnemers blijven gewoon gekoppeld — u ziet ze in de agenda en in het chatter-overzicht — maar er vertrekt geen e-mail. Dit is de snelste oplossing als het maar af en toe voorkomt.
Globaal: e-mails naar externen standaard uit
Wilt u een structurele oplossing, kijk dan eerst onder Instellingen → Algemeen → Discuss en pas het Default Email Sender aan. Voor fijnmazigere controle gaat u naar Instellingen → Technisch → Mail Templates (activeer eerst de ontwikkelaarsmodus) en zoekt u de template Calendar: Event Invitation. Die kunt u aanpassen — bijvoorbeeld een neutralere tekst zonder interne details — of helemaal deactiveren als uw organisatie afspraken toch via Outlook of Google bevestigt.
Automation Rule als alternatief
De slimste variant: een Automation Rule die de mail-notificatie alleen uitschakelt voor afspraken met een bepaalde tag, bijvoorbeeld “intern”. Zo houden klantafspraken hun nette uitnodiging, en blijven interne voorbesprekingen stil. Zo zet u het op:
- Ga naar Instellingen → Technisch → Automation Rules.
- Maak een regel op model calendar.event met trigger On Creation.
- Voeg als voorwaarde de tag “intern” toe en laat de regel de e-mailnotificatie overslaan.
Spreek met uw team af dat elke interne afspraak die tag krijgt — dat is in de praktijk sneller aangeleerd dan “vergeet de notificatie niet uit te zetten”.
Tot slot: een praktische tip
Test uw instelling altijd even met een eigen privé-mailadres als “externe deelnemer” voordat u erop vertrouwt. Eén testafspraak vertelt u meer dan tien instellingenschermen. Twijfelt u welke aanpak bij uw organisatie past, of wilt u de automation rule liever niet zelf bouwen? Neem contact op met DAADit Group — we zetten het graag met u op.
Vragen over uw Odoo implementatie? Doe de gratis Business Scan.
Start de Business Scan →U plant in Odoo Agenda een intern overleg over het project Jansen, voegt de contactpersoon van de klant toe als referentie — en opeens heeft die klant een uitnodiging voor uw interne voorbespreking in zijn inbox. Niet de bedoeling. Gelukkig kunt u op drie niveaus bepalen of externe contacten een e-mail ontvangen: per afspraak, globaal of via slimme automatisering.
Per afspraak: notificaties uit
Open de afspraak en klik op Meer opties of het tandwielicoon. Onder Herinneringen kunt u de e-mailnotificatie voor deze specifieke afspraak uitschakelen. Deelnemers blijven gekoppeld — u ziet ze nog steeds in de agenda en in de chatter — maar er gaat geen e-mail uit. Dit is de snelste oplossing als het maar af en toe voorkomt.
Globaal: e-mails naar externe contacten standaard uit
Voor een structurele oplossing begint u onder Instellingen → Algemeen → Discussies en past u de Standaard e-mailafzender aan. Voor fijnere controle gaat u naar Instellingen → Technisch → E-mailsjablonen (activeer eerst de ontwikkelaarsmodus) en zoekt u het sjabloon Agenda: Uitnodiging evenement op. U kunt het aanpassen — bijvoorbeeld een neutralere tekst zonder interne details — of helemaal deactiveren als uw organisatie afspraken toch al via Outlook of Google bevestigt.
Automatiseringsregel als alternatief
De slimste optie: een automatiseringsregel die de e-mailnotificatie alleen uitschakelt voor afspraken met een specifieke tag, bijvoorbeeld “intern”. Klantafspraken houden hun normale uitnodiging, interne voorbereidingsoverleggen blijven stil. Zo stelt u het in:
- Ga naar Instellingen → Technisch → Automatiseringsregels.
- Maak een regel aan op het model calendar.event met de trigger Bij aanmaken.
- Voeg de tag “intern” toe als voorwaarde en laat de regel de e-mailnotificatie overslaan.
Spreek met uw team af dat elke interne afspraak die tag krijgt — in de praktijk beklijft die gewoonte sneller dan “vergeet niet de notificatie uit te zetten”.
Tot slot: een praktische tip
Test uw instellingen altijd met uw eigen privé-e-mailadres als “externe deelnemer” voordat u erop vertrouwt. Eén testafspraak zegt meer dan tien instellingenschermen. Weet u niet zeker welke aanpak bij uw organisatie past, of bouwt u de automatiseringsregel liever niet zelf? Contact DAADit Group — wij stellen het graag samen met u in.
Vragen over uw Odoo-implementatie? Doe de gratis Business Scan.
Doe de Business Scan →