Standaard verstuurt Odoo e-mails vanuit het account van de ingelogde gebruiker. Handig, totdat die collega drie weken naar Frankrijk vertrekt en een klant net dán reageert op zijn offerte. Het antwoord landt in één persoonlijke mailbox, niemand ziet het, en de klant belt na een week licht geïrriteerd op. De oplossing: centraal e-mailen via een team-adres, zodat elke reactie op het juiste record in Odoo terechtkomt — zichtbaar voor het hele team.
Email alias instellen
Ga naar Instellingen → Technisch → Email → Aliassen (activeer eerst de ontwikkelaarsmodus). Maak een alias zoals sales@uwbedrijf.nl en koppel die aan een model: crm.lead voor leads, sale.order voor orders, helpdesk.ticket voor support. Elke inkomende mail naar dat adres wordt dan automatisch verwerkt tot een record — een nieuwe lead, een bericht bij een bestaande order — zonder dat iemand hoeft door te sturen.
Uitgaande mailserver met From Filter
Voor uitgaande mail gaat u naar Instellingen → Technisch → Outgoing Mail Servers en configureert u de SMTP-server van uw mailprovider. Zet het veld From Filter op uw eigen domein. Het effect: mails vanuit sales@uwbedrijf.nl vertrekken netjes via uw server, terwijl een verdwaald prive@gmail.com wordt geweigerd. Dat houdt uw afzenderdomein consistent en voorkomt dat mails in spamfolders belanden door een mismatch tussen afzender en server.
Per team een eigen adres
In Helpdesk, Sales, CRM en Projecten stelt u per team een eigen Email Alias in, rechtstreeks op het teamformulier. Zo richt u het bijvoorbeeld in:
- support@ → het helpdesk-team: elke mail wordt een ticket.
- sales@ → het verkoopteam: elke mail wordt een lead in de pijplijn.
- administratie@ → boekhouding: leveranciersfacturen komen direct als concept-factuur binnen.
Antwoorden op elke verstuurde mail worden automatisch als chatter-bericht aan het juiste ticket of de juiste order gekoppeld. De hele historie staat op één plek, niet verspreid over vier mailboxen.
Vang afwezigheid op met followers
Zorg dat elk team minstens twee followers heeft. Is de primaire medewerker op vakantie, dan krijgen de andere teamleden automatisch een notificatie bij elke nieuwe reactie. De mail blijft bij het correcte record en gaat niet verloren in een persoonlijke mailbox met een afwezigheidsmelding als enige bewaker.
Tot slot: een praktische tip
Test de hele keten één keer van buitenaf: stuur vanaf een privé-adres een mail naar uw alias, controleer of er een record ontstaat, beantwoord die vanuit Odoo en kijk of uw reply weer netjes in de chatter belandt. Vijftien minuten werk, en u weet zeker dat er niets tussen wal en schip valt. Hulp nodig bij de SMTP-instellingen of de inrichting per team? Neem contact op met DAADit Group — we zetten het graag samen met u op.
Vragen over uw Odoo implementatie? Doe de gratis Business Scan.
Start de Business Scan →Standaard verstuurt Odoo e-mails vanuit het account van de ingelogde gebruiker. Handig, totdat die collega drie weken naar Frankrijk vertrekt en een klant precies dan op zijn offerte antwoordt. Het antwoord belandt in één persoonlijke mailbox, niemand ziet het, en na een week belt de klant, licht geïrriteerd. De oplossing: centraal e-mailen via een teamadres, zodat elk antwoord op het juiste record in Odoo terechtkomt — zichtbaar voor het hele team.
Een e-mailalias instellen
Ga naar Instellingen → Technisch → E-mail → Aliassen (activeer eerst de ontwikkelaarsmodus). Maak een alias aan zoals sales@yourcompany.com en koppel het aan een model: crm.lead voor leads, sale.order voor orders, helpdesk.ticket voor support. Elke inkomende e-mail op dat adres wordt dan automatisch verwerkt tot een record — een nieuwe lead, een bericht op een bestaande order — zonder dat iemand iets hoeft door te sturen.
Uitgaande mailserver met From Filter
Ga voor uitgaande mail naar Instellingen → Technisch → Uitgaande mailservers en configureer de SMTP-server van uw mailprovider. Stel het veld From Filter in op uw eigen domein. Het effect: e-mails van sales@yourcompany.com gaan netjes via uw server de deur uit, terwijl een verdwaalde private@gmail.com wordt geweigerd. Zo blijft uw afzenderdomein consistent en voorkomt u dat e-mails in spamfolders belanden door een mismatch tussen afzender en server.
Een apart adres per team
In Helpdesk, Verkoop, CRM en Project kunt u per team een aparte E-mailalias instellen, rechtstreeks op het teamformulier. Bijvoorbeeld:
- support@ → het helpdeskteam: elke e-mail wordt een ticket.
- sales@ → het verkoopteam: elke e-mail wordt een lead in de pijplijn.
- invoices@ → boekhouding: leveranciersfacturen komen direct als conceptfacturen binnen.
Antwoorden op elke verzonden e-mail worden automatisch als chatterbericht aan het juiste ticket of de juiste order gekoppeld. De volledige geschiedenis staat op één plek, niet verspreid over vier mailboxen.
Afwezigheid opvangen met volgers
Zorg dat elk team minimaal twee volgers heeft. Wanneer de primaire medewerker op vakantie is, krijgen de andere teamleden automatisch een melding bij elk nieuw antwoord. De e-mail blijft bij het juiste record en raakt niet zoek in een persoonlijke mailbox die alleen door een afwezigheidsbericht wordt bewaakt.
Tot slot: een praktische tip
Test de hele keten één keer van buitenaf: stuur een e-mail vanaf een privéadres naar uw alias, controleer of er een record wordt aangemaakt, antwoord vanuit Odoo en verifieer dat uw antwoord weer in de chatter belandt. Een kwartier werk, en u weet zeker dat er niets tussen wal en schip valt. Hulp nodig bij de SMTP-instellingen of de inrichting per team? Contact DAADit Group — wij stellen het graag samen met u in.
Vragen over uw Odoo-implementatie? Doe de gratis Business Scan.
Doe de Business Scan →