Standaard verstuurt Odoo e-mails vanuit het account van de ingelogde gebruiker. Handig, totdat die collega drie weken naar Frankrijk vertrekt en een klant net dán reageert op zijn offerte. Het antwoord landt in één persoonlijke mailbox, niemand ziet het, en de klant belt na een week licht geïrriteerd op. De oplossing: centraal e-mailen via een team-adres, zodat elke reactie op het juiste record in Odoo terechtkomt — zichtbaar voor het hele team.
E-mailalias instellen
Ga naar Instellingen → Technisch → Email → Aliassen (activeer eerst de ontwikkelaarsmodus). Maak een alias zoals sales@uwbedrijf.nl en koppel die aan een model: crm.lead voor leads, sale.order voor orders, helpdesk.ticket voor support. Elke inkomende mail naar dat adres wordt dan automatisch verwerkt tot een record — een nieuwe lead, een bericht bij een bestaande order — zonder dat iemand hoeft door te sturen.
Uitgaande mailserver met From Filter
Voor uitgaande mail gaat u naar Instellingen → Technisch → Outgoing Mail Servers en configureert u de SMTP-server van uw mailprovider. Zet het veld From Filter op uw eigen domein. Het effect: mails vanuit sales@uwbedrijf.nl vertrekken netjes via uw server, terwijl een verdwaald prive@gmail.com wordt geweigerd. Dat houdt uw afzenderdomein consistent en voorkomt dat mails in spamfolders belanden door een mismatch tussen afzender en server.
Per team een eigen adres
In Helpdesk, Sales, CRM en Projecten stelt u per team een eigen Email Alias in, rechtstreeks op het teamformulier. Zo richt u het bijvoorbeeld in:
- support@ → het helpdesk-team: elke mail wordt een ticket.
- sales@ → het verkoopteam: elke mail wordt een lead in de pijplijn.
- administratie@ → boekhouding: leveranciersfacturen komen direct als concept-factuur binnen.
Antwoorden op elke verstuurde mail worden automatisch als chatter-bericht aan het juiste ticket of de juiste order gekoppeld. De hele historie staat op één plek, niet verspreid over vier mailboxen.
Vang afwezigheid op met followers
Zorg dat elk team minstens twee followers heeft. Is de primaire medewerker op vakantie, dan krijgen de andere teamleden automatisch een notificatie bij elke nieuwe reactie. De mail blijft bij het correcte record en gaat niet verloren in een persoonlijke mailbox met een afwezigheidsmelding als enige bewaker.
Tot slot: een praktische tip
Test de hele keten één keer van buitenaf: stuur vanaf een privé-adres een mail naar uw alias, controleer of er een record ontstaat, beantwoord die vanuit Odoo en kijk of uw reply weer netjes in de chatter belandt. Vijftien minuten werk, en u weet zeker dat er niets tussen wal en schip valt. Hulp nodig bij de SMTP-instellingen of de inrichting per team? Neem contact op met DAADit Group — we zetten het graag samen met u op.
Vragen over uw Odoo implementatie? Doe de gratis Business Scan.
Start de Business Scan →By default, Odoo sends emails from the account of the logged-in user. Convenient, until that colleague leaves for three weeks in France and a customer replies to their quotation exactly then. The answer lands in one personal mailbox, nobody sees it, and after a week the customer calls, mildly irritated. The solution: email centrally through a team address, so every reply lands on the right record in Odoo — visible to the whole team.
Setting up an email alias
Go to Settings → Technical → Email → Aliases (activate developer mode first). Create an alias such as sales@yourcompany.com and link it to a model: crm.lead for leads, sale.order for orders, helpdesk.ticket for support. Every incoming email to that address is then processed automatically into a record — a new lead, a message on an existing order — without anyone having to forward anything.
Outgoing mail server with a From Filter
For outgoing mail, go to Settings → Technical → Outgoing Mail Servers and configure your mail provider's SMTP server. Set the From Filter field to your own domain. The effect: emails from sales@yourcompany.com leave neatly through your server, while a stray private@gmail.com is refused. That keeps your sender domain consistent and prevents emails from landing in spam folders because of a mismatch between sender and server.
A separate address per team
In Helpdesk, Sales, CRM and Projects you can set a separate Email Alias per team, directly on the team form. For example:
- support@ → the helpdesk team: every email becomes a ticket.
- sales@ → the sales team: every email becomes a lead in the pipeline.
- invoices@ → accounting: vendor bills arrive directly as draft invoices.
Replies to every sent email are automatically linked as a chatter message to the correct ticket or order. The entire history sits in one place, not scattered across four mailboxes.
Cover absences with followers
Make sure every team has at least two followers. When the primary employee is on holiday, the other team members automatically receive a notification for every new reply. The email stays with the correct record and does not get lost in a personal mailbox guarded only by an out-of-office message.
Finally: a practical tip
Test the whole chain once from the outside: send an email from a private address to your alias, check that a record is created, reply from Odoo and verify your reply lands back in the chatter. Fifteen minutes of work, and you know for certain nothing falls through the cracks. Need help with the SMTP settings or the per-team setup? Contact DAADit Group — we are happy to set it up with you.
Questions about your Odoo implementation? Take the free Business Scan.
Start the Business Scan →