Herkenbaar? Eind van de maand komen de bonnetjes binnen: losse papiertjes uit jaszakken, verfrommelde parkeerkaartjes, en minstens één bonnetje dat per ongeluk twee keer wordt gedeclareerd. Met de Declaraties-app (Expenses) van Odoo is dat circus in een middag verleden tijd.
Zo werkt het voor de medewerker
De medewerker opent de Odoo-app op zijn telefoon, maakt een foto van het bonnetje en vult bedrag en categorie in — klaar in dertig seconden, nog voor de koffie bij de tankstation-kassa koud is. Wie liever mailt: stel onder Declaraties ▸ Configuratie ▸ Instellingen een e-mailalias in (bijvoorbeeld declaraties@uwbedrijf.nl) en medewerkers sturen de foto gewoon door. Odoo maakt er automatisch een concept-declaratie van.
Zo werkt het voor manager en boekhouding
Daarna volgt een vaste route, zonder Excel-lijstjes ertussen:
- De medewerker bundelt declaraties in een rapport via Declaraties ▸ Mijn declaraties en dient het in.
- De manager krijgt een melding, controleert en keurt goed (of wijst af met een reden — ook dat is vastgelegd).
- De boekhouder boekt de goedgekeurde declaraties; uitbetaling loopt mee in de volgende salarisrun of als losse betaling.
Elke stap is terug te vinden in de chatter, dus de vraag "is mijn declaratie al goedgekeurd?" beantwoordt de medewerker voortaan zelf.
OCR: laat Odoo het bonnetje lezen
De grootste tijdwinst zit in de OCR-scan (digitalisering via IAP-credits). Odoo leest datum, bedrag en leverancier automatisch uit de foto; de medewerker hoeft alleen te bevestigen. Bij een team van tien buitendienstmedewerkers dat wekelijks tankt en luncht met klanten, scheelt dat al snel uren per maand — en het aantal typefouten in bedragen daalt naar vrijwel nul.
Tot slot: houd de categorieën simpel
Praktische tip: begin met vijf tot acht declaratiecategorieën (brandstof, parkeren, lunch, hotel, overig) en koppel per categorie de juiste grootboekrekening en btw. Twintig categorieën klinkt grondig, maar levert vooral verkeerde keuzes op. Hulp nodig bij de inrichting of de koppeling met uw boekhouding? Neem contact op met DAADit Group — we zetten het graag samen met u op.
Herkenbaar? Aan het einde van de maand komen de bonnetjes binnen: losse briefjes uit jaszakken, verfrommelde parkeerkaartjes, en minstens één bon die per ongeluk twee keer wordt gedeclareerd. Met de app Declaraties van Odoo is dat circus na een middag verleden tijd.
Zo werkt het voor de medewerker
De medewerker opent de Odoo-app op zijn telefoon, maakt een foto van het bonnetje en vult bedrag en categorie in — in dertig seconden klaar, voordat de koffie bij de balie van het tankstation koud is. Liever per e-mail? Stel een e-mailalias in onder Declaraties ▸ Configuratie ▸ Instellingen (bijvoorbeeld expenses@yourcompany.com) en medewerkers sturen de foto simpelweg door. Odoo maakt er automatisch een conceptdeclaratie van.
Zo werkt het voor de manager en de boekhouder
Vanaf daar volgt een vaste route — zonder Excel-lijstjes ertussen:
- De medewerker bundelt declaraties in een rapport via Declaraties ▸ Mijn declaraties en dient het in.
- De manager krijgt een melding, beoordeelt en keurt goed (of wijst af met een reden — die ook wordt vastgelegd).
- De boekhouder boekt de goedgekeurde declaraties; de vergoeding gaat mee in de volgende salarisrun of wordt apart uitbetaald.
Elke stap is zichtbaar in de chatter, waardoor "is mijn declaratie al goedgekeurd?" een vraag wordt die medewerkers zelf beantwoorden.
OCR: laat Odoo het bonnetje lezen
De grootste tijdwinst zit in de OCR-scan (digitalisering via IAP-credits). Odoo leest automatisch datum, bedrag en leverancier van de foto; de medewerker hoeft alleen te bevestigen. Voor een team van tien buitendienstmedewerkers die wekelijks tanken en klanten mee uit lunchen nemen, loopt dat al snel op tot uren per maand — en typefouten in bedragen dalen tot vrijwel nul.
Tot slot: houd de categorieën simpel
Praktische tip: begin met vijf tot acht declaratiecategorieën (brandstof, parkeren, lunch, hotel, overig) en koppel elke categorie aan de juiste grootboekrekening en het juiste btw-tarief. Twintig categorieën klinkt grondig, maar levert vooral verkeerde keuzes op. Hulp nodig bij de inrichting of de koppeling met uw boekhouding? Contact DAADit Group — wij stellen het graag samen met u in.