Herkenbaar? Eind van de maand komen de bonnetjes binnen: losse papiertjes uit jaszakken, verfrommelde parkeerkaartjes, en minstens één bonnetje dat per ongeluk twee keer wordt gedeclareerd. Met de Declaraties-app (Expenses) van Odoo is dat circus in een middag verleden tijd.
Zo werkt het voor de medewerker
De medewerker opent de Odoo-app op zijn telefoon, maakt een foto van het bonnetje en vult bedrag en categorie in — klaar in dertig seconden, nog voor de koffie bij de tankstation-kassa koud is. Wie liever mailt: stel onder Declaraties ▸ Configuratie ▸ Instellingen een e-mailalias in (bijvoorbeeld declaraties@uwbedrijf.nl) en medewerkers sturen de foto gewoon door. Odoo maakt er automatisch een concept-declaratie van.
Zo werkt het voor manager en boekhouding
Daarna volgt een vaste route, zonder Excel-lijstjes ertussen:
- De medewerker bundelt declaraties in een rapport via Declaraties ▸ Mijn declaraties en dient het in.
- De manager krijgt een melding, controleert en keurt goed (of wijst af met een reden — ook dat is vastgelegd).
- De boekhouder boekt de goedgekeurde declaraties; uitbetaling loopt mee in de volgende salarisrun of als losse betaling.
Elke stap is terug te vinden in de chatter, dus de vraag "is mijn declaratie al goedgekeurd?" beantwoordt de medewerker voortaan zelf.
OCR: laat Odoo het bonnetje lezen
De grootste tijdwinst zit in de OCR-scan (digitalisering via IAP-credits). Odoo leest datum, bedrag en leverancier automatisch uit de foto; de medewerker hoeft alleen te bevestigen. Bij een team van tien buitendienstmedewerkers dat wekelijks tankt en luncht met klanten, scheelt dat al snel uren per maand — en het aantal typefouten in bedragen daalt naar vrijwel nul.
Tot slot: houd de categorieën simpel
Praktische tip: begin met vijf tot acht declaratiecategorieën (brandstof, parkeren, lunch, hotel, overig) en koppel per categorie de juiste grootboekrekening en btw. Twintig categorieën klinkt grondig, maar levert vooral verkeerde keuzes op. Hulp nodig bij de inrichting of de koppeling met uw boekhouding? Neem contact op met DAADit Group — we zetten het graag samen met u op.
Sound familiar? At the end of the month the receipts come in: loose slips from coat pockets, crumpled parking tickets, and at least one receipt that accidentally gets claimed twice. With Odoo's Expenses app, that circus is history by the end of an afternoon.
How it works for the employee
The employee opens the Odoo app on their phone, takes a photo of the receipt and enters the amount and category — done in thirty seconds, before the coffee at the petrol station counter goes cold. Prefer email? Set up an email alias under Expenses ▸ Configuration ▸ Settings (for example expenses@yourcompany.com) and employees simply forward the photo. Odoo turns it into a draft expense automatically.
How it works for the manager and accountant
From there, a fixed route follows — no Excel lists in between:
- The employee bundles expenses into a report via Expenses ▸ My Expenses and submits it.
- The manager gets a notification, reviews and approves (or refuses with a reason — which is also logged).
- The accountant posts the approved expenses; reimbursement is included in the next payroll run or paid separately.
Every step is visible in the chatter, so "has my claim been approved yet?" becomes a question employees answer themselves.
OCR: let Odoo read the receipt
The biggest time saver is the OCR scan (digitization via IAP credits). Odoo automatically reads the date, amount and vendor from the photo; the employee only has to confirm. For a team of ten field workers who refuel weekly and take clients to lunch, that quickly adds up to hours per month — and typing errors in amounts drop to practically zero.
Finally: keep the categories simple
Practical tip: start with five to eight expense categories (fuel, parking, lunch, hotel, other) and link each category to the right ledger account and VAT rate. Twenty categories sounds thorough, but mostly produces wrong choices. Need help with the setup or the link to your accounting? Contact DAADit Group — we are happy to set it up with you.