In het kort: Peppol is niet alleen een Nederlands of Belgisch onderwerp. In Noorwegen gaan e-facturen al jaren via Peppol in het EHF-formaat. Odoo kan ze versturen, maar of een factuur echt via Peppol gaat, hangt af van de gegevens van elke klant: land, organisatienummer, Peppol-adres en verificatie. In dit artikel leest u hoe Odoo dat bepaalt, wat we vonden toen we een Noors bedrijf controleerden, en een checklist om uw buitenlandse klanten klaar te maken.
Connecta legde het verschil tussen twee manieren van documenten uitwisselen uit in EDI of Peppol? Wat Odoo-gebruikers moeten weten. In ons eigen artikel over Peppol in Odoo leggen we de basis voor Nederland en België uit. Dit artikel gaat over wat er gebeurt als u klanten in een ander Peppol-land factureert, met Noorwegen als voorbeeld. Het voorbeeld komt uit een recente helpdeskvraag van een groep met een Noorse vestiging.
Wat zijn Peppol en EHF?
Peppol is een internationaal netwerk voor het uitwisselen van elektronische zakelijke documenten, zoals facturen en creditnota's. U stuurt geen pdf per e-mail, maar een gestructureerd bestand dat het boekhoudsysteem van de ontvanger direct kan verwerken. Elke deelnemer heeft een adres in het netwerk: een code voor het soort identificatie, gevolgd door het nummer zelf.
EHF is de Noorse naam voor e-facturen via Peppol. Het huidige EHF-factuurformaat volgt de internationale standaard Peppol BIS Billing 3.0. Voor u als Odoo-gebruiker betekent dat: dezelfde Peppol-verbinding en hetzelfde factuurformaat als in Nederland of België, maar met Noorse identificatiecodes.
Hoe bepaalt Odoo of een factuur via Peppol gaat?
De vraag van de klant was eenvoudig: 'We hebben onze Noorse klanten ingelezen. Hoe weet Odoo welke klanten hun factuur via Peppol ontvangen?' Het antwoord heeft twee delen.
Uw eigen bedrijf moet geregistreerd zijn
Het Noorse bedrijf in Odoo moet zelf op het Peppol-netwerk geregistreerd zijn, met een eigen Noorse identificatie. In dit geval was dat in orde: het bedrijf was geregistreerd als ontvanger, met code 0192 en het eigen organisatienummer. Code 0192 is de Peppol-code voor een Noors organisatienummer uit het Brønnøysund-register.
Elke klant wordt apart gecontroleerd
Voor elke klant kijkt Odoo naar de handelspartner, dus het bedrijf en niet de contactpersoon. Odoo controleert:
- Land. Voor Noorwegen gebruikt Odoo identificatietype 0192.
- Peppol-adres. Voor een Noors bedrijf is dat het organisatienummer. Odoo kan het afleiden uit het btw-nummer.
- Verificatie. Odoo controleert in het Peppol-netwerk of dat adres bestaat en facturen kan ontvangen. Alleen een geverifieerde klant ontvangt facturen via Peppol.
- E-factuurformaat. Voor Noorwegen is dat Peppol BIS Billing 3.0.
- Verzendmethode. Per klant kiest u hoe facturen worden verstuurd, bijvoorbeeld via Peppol of per e-mail.
Ontbreekt een van deze, dan gaat de factuur niet via Peppol, of mislukt het versturen.
Wat we in de praktijk vonden
We controleerden de Noorse klanten met facturen of conceptfacturen. Van achttien klanten:
- was er maar één volledig ingericht voor Peppol;
- hadden er twaalf geen land, waardoor Odoo het identificatietype niet kon bepalen;
- hadden er meerdere geen organisatienummer en daardoor geen adres;
- waren er maar drie geverifieerd in het Peppol-netwerk;
- stond er één op verzenden via Peppol zonder adres. Die factuur zou op het moment van versturen mislukken.
Niets hiervan is een fout in Odoo. Het is het gevolg van het inlezen van klanten uit een lijst waarin deze velden ontbraken. Juist daarom loont het om dit vóór de eerste factuurrun te controleren, niet erna.
Stap voor stap: maak uw buitenlandse klanten klaar
- Registreer elk bedrijf. In een groep met meerdere landen heeft elk bedrijf dat facturen via Peppol verstuurt of ontvangt een eigen registratie met een eigen identificatie nodig.
- Vul op elk klantbedrijf het land in. Zonder land weet Odoo niet welke identificatie het moet gebruiken.
- Vul het btw- of organisatienummer in. Voor Noorse klanten leidt Odoo het Peppol-adres daaruit af. Controleer het bij twijfel in het openbare bedrijvenregister.
- Verifieer de klanten. Laat Odoo elke klant in het Peppol-netwerk controleren. Klanten die niet gevonden worden, kunnen nog geen Peppol-facturen ontvangen. Stuur hun de facturen per e-mail.
- Kies de verzendmethode bewust. Kies alleen Peppol voor klanten die geverifieerd zijn. Dat voorkomt mislukte verzendingen.
- Stuur een testfactuur. Spreek met één klant af dat u een eerste factuur stuurt en dat die de ontvangst bevestigt.
Toeslagen en belastingen: controleer vóór u verstuurt
Veel bedrijven zetten landspecifieke toeslagen op facturen, zoals een milieubijdrage. Dezelfde klant vroeg of een Noorse milieubijdrage van 1,5 procent, in Odoo ingericht als aparte belasting die meetelt in de grondslag voor de btw, goed via Peppol zou gaan.
Een eerlijk antwoord: dat hangt af van hoe de toeslag is ingericht, en het is net zo goed een vraag voor uw accountant als voor Odoo. Een Peppol-factuur wordt getoetst aan strikte regels voor bedragen en belastingcategorieën. Een toeslag die in Odoo technisch een belasting is, maar juridisch een heffing, kan leiden tot afrondingsverschillen of een afgewezen factuur. Ons advies:
- Bepaal met uw accountant of de toeslag een belasting, een heffing of een aparte factuurregel is.
- Test een factuur met de toeslag in een testomgeving voordat u live gaat.
- Vraag de ontvangende klant of de bedragen goed zijn aangekomen.
Peppol, EHF of EDI?
Peppol en EHF gaan over facturen en een paar verwante documenten, tussen elke twee bedrijven in het netwerk. EDI gaat meestal over orders, verzendberichten en facturen in een vaste relatie, vaak met een grote retailer of groothandel. Sommige klanten eisen beide. Connecta legt het verschil uitgebreid uit in EDI of Peppol? en de EDI-berichten zelf in EDI in Odoo: ORDERS, DESADV en INVOIC uitgelegd.
Checklist voor Peppol naar buitenlandse klanten
- Is elk verzendend bedrijf op Peppol geregistreerd met een eigen identificatie?
- Heeft elk klantbedrijf een land?
- Heeft elk klantbedrijf een btw- of organisatienummer?
- Zijn de klanten geverifieerd in het Peppol-netwerk?
- Staat de verzendmethode alleen voor geverifieerde klanten op Peppol?
- Zijn bijzondere toeslagen en belastingen met uw accountant gecontroleerd?
- Hebt u een testfactuur verstuurd en bevestigd gekregen?
Veelgestelde vragen
Kan Odoo EHF-facturen naar Noorwegen sturen?
Ja. EHF-facturen gaan via Peppol in het formaat Peppol BIS Billing 3.0. Odoo gebruikt dezelfde Peppol-verbinding als voor Nederland en België, met Noorse identificatiecodes.
Hoe weet Odoo of een klant Peppol-facturen ontvangt?
Odoo controleert per klantbedrijf het land, het Peppol-adres, de verificatie in het netwerk, het e-factuurformaat en de verzendmethode. Alleen geverifieerde klanten ontvangen facturen via Peppol.
Wat is code 0192 in Peppol?
0192 is het Peppol-identificatietype voor een Noors organisatienummer. Samen met dat nummer vormt het het Peppol-adres van een Noors bedrijf.
Wat gebeurt er als een klant op Peppol staat maar geen adres heeft?
Dan mislukt het versturen. Zet de verzendmethode alleen op Peppol voor klanten met een geverifieerd adres, en stuur andere klanten hun facturen per e-mail.
Tot slot
Peppol over de grens werkt goed in Odoo, zolang de klantgegevens compleet zijn. Wilt u dat we uw buitenlandse klanten controleren, of Peppol inrichten voor een nieuw land? Bekijk onze Peppol-pagina, neem contact op met DAADit Group of doe de gratis Business Scan. Bij DAADit bouwt AI en controleert een consultant.