Een webshop op Shopify en de administratie in Odoo: dat werkt prima, tot het moment dat je twee keer per dag zit over te tikken. Orders exporteren, voorraad bijwerken, retouren handmatig terugboeken. Wij zien bij groeiende webshops steevast hetzelfde patroon: niet de omzet is het probleem, maar de administratieve staart eraan.
Wat er heen en weer gaat
Dit is geen eenrichtingsexport maar een tweerichtingskoppeling. Concreet stroomt het volgende:
- Orders — een bestelling in Shopify wordt een verkooporder in Odoo, met de juiste klant, artikelregels, kortingen en verzendkosten.
- Klanten — nieuwe klanten worden aangemaakt, bestaande herkend, zodat je geen dubbele contacten krijgt.
- Producten en varianten — inclusief de variantstructuur, zodat maat en kleur in beide systemen hetzelfde betekenen.
- Voorraad — Odoo is de bron, Shopify volgt.
- Prijslijsten — je hoeft prijzen niet op twee plekken te onderhouden.
- Verzendingen en tracking — meld je in Odoo een levering af, dan gaat de fulfillment met trackingcode terug naar Shopify.
- Retouren en creditnota's — een refund in Shopify landt als creditnota in je boekhouding.
- Betalingen en uitbetalingen — inclusief de payouts, zodat het bedrag op je rekening te matchen is met de onderliggende orders.
Die laatste wordt het meest onderschat. Een uitbetaling van Shopify Payments is een verzamelbedrag van tientallen orders minus transactiekosten. Wie dat met de hand aflettert, is per maand een dag kwijt.
Hoe je hem inricht
De koppeling draait ín Odoo, niet op een externe middleware-server. Je koppelt je winkel met een API-sleutel, kiest welke objecten je synchroniseert en in welke richting, en mapt de velden. Voor de standaardgevallen staat die mapping er al.
Wat wij altijd eerst doen: een testsynchronisatie op een kopie. Niet omdat de koppeling onbetrouwbaar is, maar omdat webshops zelden schoon zijn. SKU's die niet matchen, artikelen die alleen in Shopify bestaan, klanten met drie varianten van hetzelfde e-mailadres. Dat wil je vinden voordat je live gaat.
Waar je op moet letten
- Bepaal wie de baas is over een veld. Mogen Shopify en Odoo allebei een prijs wijzigen, dan stuitert die prijs vroeg of laat heen en weer.
- Voorraad in meerdere kanalen. Verkoop je ook via een marktplaats of winkel, spreek dan af of de webshop de volledige voorraad ziet of een gereserveerd deel.
- Btw bij export. Shopify rekent btw op zijn eigen manier, Odoo op de zijne. Bij verkoop naar het buitenland moet dat op elkaar afgestemd worden.
Geen van deze punten is een blokkade, maar ze kosten allemaal een half uur denkwerk vooraf en anders een week opruimen achteraf.
Wat het kost
De Shopify-koppeling staat op het moment van schrijven voor €35 per maand in de marketplace. Het inrichten doen wij als onderdeel van een implementatie.
Zo werkt Connecta Software, of neem contact op als je wilt weten wat het voor jouw webshop betekent.
Een Shopify-winkel en je boekhouding in Odoo: dat werkt prima, tot het moment dat je twee keer per dag gegevens zit over te typen. Orders exporteren, voorraad bijwerken, retouren handmatig boeken. Bij groeiende webshops zien we telkens hetzelfde patroon: de omzet is niet het probleem, de administratieve staart erachter wel.
Wat in beide richtingen meegaat
Dit is geen eenrichtingsexport maar een tweerichtingskoppeling. Concreet:
- Orders — een order in Shopify wordt een verkooporder in Odoo, met de juiste klant, regels, kortingen en verzendkosten.
- Klanten — nieuwe worden aangemaakt, bestaande herkend, zodat je geen dubbele contacten krijgt.
- Producten en varianten — inclusief de variantstructuur, zodat maat en kleur in beide systemen hetzelfde betekenen.
- Voorraad — Odoo is de bron, Shopify volgt.
- Prijslijsten — geen prijzen meer op twee plekken bijhouden.
- Zendingen en tracking — valideer een levering in Odoo en de fulfilment gaat terug naar Shopify met de trackingcode.
- Retouren en creditnota's — een refund in Shopify landt als creditnota in je boekhouding.
- Betalingen en uitbetalingen — inclusief payouts, zodat het bedrag dat op je bank binnenkomt te matchen is met de onderliggende orders.
Die laatste wordt het meest onderschat. Een uitbetaling van Shopify Payments is één bedrag voor tientallen orders minus transactiekosten. Dat handmatig afletteren kost een dag per maand.
Het inrichten
De koppeling draait binnen Odoo, niet op een externe middleware-server. Je verbindt je winkel met een API-sleutel, kiest welke objecten synchroniseren en in welke richting, en mapt de velden. Voor standaardgevallen staat die mapping er al.
Wat we altijd eerst doen: een testsynchronisatie op een kopie. Niet omdat de koppeling onbetrouwbaar is, maar omdat webshops zelden schoon zijn. SKU's die niet overeenkomen, producten die alleen in Shopify bestaan, klanten met drie varianten van hetzelfde e-mailadres. Dat wil je vinden vóór de livegang, niet erna.
Waar je op moet letten
- Bepaal welk systeem eigenaar is van een veld. Als zowel Shopify als Odoo een prijs mag wijzigen, gaat die prijs vroeg of laat heen en weer stuiteren.
- Voorraad over kanalen heen. Verkoop je ook via een marketplace of een winkel, spreek dan af of de webshop alle voorraad ziet of een gereserveerd deel.
- Btw op export. Shopify berekent btw op zijn eigen manier, Odoo doet het anders. Verkoop je naar het buitenland, dan moeten die twee op elkaar afgestemd zijn.
Geen van deze punten is een blokkade, maar elk kost een half uur nadenken vooraf — of een week opruimen achteraf.
Wat het kost
Op het moment van schrijven kost de Shopify-koppeling €35 per maand in de marketplace. Het inrichten is onderdeel van een implementatie.
Hoe Connecta Software werkt, of neem contact op als je wilt weten wat dit voor jouw winkel betekent.