Elke offerte, factuurherinnering en chatter-mail die uit Odoo vertrekt, draagt de handtekening van de afzender. Werken er vijf collega's in het systeem, dan ziet u zonder afspraken al snel vijf stijlen: de één met Comic Sans, de ander met een logo van drie jaar geleden en een derde helemaal zonder telefoonnummer. Dat oogt rommelig richting klanten — en het is eenvoudig te voorkomen.
Waar staat die handtekening eigenlijk?
Iedere gebruiker beheert zijn eigen handtekening: klik rechtsboven op uw avatar, kies Mijn profiel en open het tabblad Voorkeuren. In het veld Handtekening zit een volwaardige HTML-editor, dus opmaak, logo en links zijn geen probleem. Als beheerder kunt u dit ook voor collega's doen via Instellingen → Gebruikers & Bedrijven → Gebruikers: open de gebruiker en pas daar hetzelfde veld aan. Zo rolt u een centraal ontworpen handtekening in één rondje uit naar het hele team.
Eén huisstijl-sjabloon voor iedereen
Bouw één HTML-blok in de huisstijl en vul per gebruiker alleen de persoonlijke gegevens in. Neem daarin op:
- naam en functie;
- direct telefoonnummer en e-mailadres;
- logo via een publieke URL (geen bijlage — die belandt in spamfilters);
- link naar uw website, maximaal één of twee social-iconen.
Houd het geheel smaller dan zo'n 600 pixels, anders breekt de opmaak op mobiel. Verandert er iets — nieuw logo, nieuwe tagline — dan past u het sjabloon aan en werkt u de gebruikers in één sessie bij. Bij grotere teams kan een serveractie het invullen van naam en functie zelfs automatiseren.
Dubbele handtekeningen voorkomen
Ziet u in offertes ineens twee handtekeningen? Dan bevat de gebruikte e-mailtemplate er zelf ook één. Controleer dat via Instellingen → Technisch → E-mailtemplates (activeer eerst de ontwikkelaarsmodus) en haal de handtekening op één van beide plekken weg. Eén bron, één waarheid.
Tot slot
Praktische tip: stuur uzelf na het instellen een offerte en bekijk die in Outlook én Gmail, ook in donkere modus — daar sneuvelen de meeste logo's. Wilt u handtekeningen, e-mailtemplates en huisstijl in één keer strak zetten? Neem contact op met DAADit Group.
Elke offerte, betalingsherinnering en chatter-e-mail die Odoo verlaat, draagt de handtekening van de afzender. Met vijf collega's in het systeem en geen afspraken heeft u al snel vijf stijlen: één in Comic Sans, één met een logo van drie jaar oud en één zonder telefoonnummer. Dat oogt rommelig richting klanten — en het is eenvoudig te voorkomen.
Waar staat die handtekening?
Elke gebruiker beheert zijn eigen handtekening: klik rechtsboven op uw avatar, kies Mijn profiel en open het tabblad Voorkeuren. Het veld Handtekening bevat een volledige HTML-editor, dus opmaak, een logo en links zijn geen probleem. Als beheerder kunt u dit ook voor collega's doen via Instellingen → Gebruikers & Bedrijven → Gebruikers: open de gebruiker en bewerk daar hetzelfde veld. Zo rolt u een centraal ontworpen handtekening in één ronde uit naar het hele team.
Eén huisstijlsjabloon voor iedereen
Bouw één HTML-blok in de huisstijl en vul per gebruiker alleen de persoonlijke gegevens in. Neem daarin op:
- naam en functietitel;
- direct telefoonnummer en e-mailadres;
- logo via een publieke URL (geen bijlage — die belanden in spamfilters);
- een link naar uw website en hooguit één of twee social-media-iconen.
Houd het geheel smaller dan ongeveer 600 pixels, anders breekt de opmaak op mobiel. Verandert er iets — nieuw logo, nieuwe tagline — dan werkt u het sjabloon bij en ververst u de gebruikers in één keer. Voor grotere teams kan een serveractie zelfs namen en functietitels automatisch invullen.
Avoiding double signatures
Ziet u ineens twee handtekeningen in uw offertes? Dan bevat het gebruikte e-mailsjabloon er zelf één. Controleer het via Instellingen → Technisch → E-mailsjablonen (schakel eerst de ontwikkelaarsmodus in) en verwijder de handtekening op een van de twee plekken. Eén bron, één waarheid.
Finally
Praktische tip: stuur uzelf na het instellen een offerte en open die in zowel Outlook als Gmail, inclusief donkere modus — daar breken de meeste logo's. Wilt u uw handtekeningen, e-mailsjablonen en huisstijl in één keer op orde? Contact DAADit Group.