Elke offerte, factuurherinnering en chatter-mail die uit Odoo vertrekt, draagt de handtekening van de afzender. Werken er vijf collega's in het systeem, dan ziet u zonder afspraken al snel vijf stijlen: de één met Comic Sans, de ander met een logo van drie jaar geleden en een derde helemaal zonder telefoonnummer. Dat oogt rommelig richting klanten — en het is eenvoudig te voorkomen.
Waar staat die handtekening eigenlijk?
Iedere gebruiker beheert zijn eigen handtekening: klik rechtsboven op uw avatar, kies Mijn profiel en open het tabblad Voorkeuren. In het veld Handtekening zit een volwaardige HTML-editor, dus opmaak, logo en links zijn geen probleem. Als beheerder kunt u dit ook voor collega's doen via Instellingen → Gebruikers & Bedrijven → Gebruikers: open de gebruiker en pas daar hetzelfde veld aan. Zo rolt u een centraal ontworpen handtekening in één rondje uit naar het hele team.
Eén huisstijl-sjabloon voor iedereen
Bouw één HTML-blok in de huisstijl en vul per gebruiker alleen de persoonlijke gegevens in. Neem daarin op:
- naam en functie;
- direct telefoonnummer en e-mailadres;
- logo via een publieke URL (geen bijlage — die belandt in spamfilters);
- link naar uw website, maximaal één of twee social-iconen.
Houd het geheel smaller dan zo'n 600 pixels, anders breekt de opmaak op mobiel. Verandert er iets — nieuw logo, nieuwe tagline — dan past u het sjabloon aan en werkt u de gebruikers in één sessie bij. Bij grotere teams kan een serveractie het invullen van naam en functie zelfs automatiseren.
Dubbele handtekeningen voorkomen
Ziet u in offertes ineens twee handtekeningen? Dan bevat de gebruikte e-mailtemplate er zelf ook één. Controleer dat via Instellingen → Technisch → E-mailtemplates (activeer eerst de ontwikkelaarsmodus) en haal de handtekening op één van beide plekken weg. Eén bron, één waarheid.
Tot slot
Praktische tip: stuur uzelf na het instellen een offerte en bekijk die in Outlook én Gmail, ook in donkere modus — daar sneuvelen de meeste logo's. Wilt u handtekeningen, e-mailtemplates en huisstijl in één keer strak zetten? Neem contact op met DAADit Group.
Every quotation, payment reminder and chatter email that leaves Odoo carries the sender's signature. With five colleagues in the system and no agreements, you quickly end up with five styles: one in Comic Sans, one with a three-year-old logo, and one with no phone number at all. It looks messy to customers — and it is easy to prevent.
Where does that signature live?
Each user manages their own signature: click your avatar in the top right, choose My Profile and open the Preferences tab. The Signature field contains a full HTML editor, so formatting, a logo and links are no problem. As an administrator you can also do this for colleagues via Settings → Users & Companies → Users: open the user and edit the same field there. That lets you roll out a centrally designed signature to the whole team in one round.
One house-style template for everyone
Build a single HTML block in your corporate style and only fill in the personal details per user. Include:
- name and job title;
- direct phone number and email address;
- logo via a public URL (not an attachment — those end up in spam filters);
- a link to your website and at most one or two social icons.
Keep the whole thing narrower than about 600 pixels, or the layout breaks on mobile. When something changes — new logo, new tagline — you update the template and refresh the users in one sitting. For larger teams, a server action can even fill in names and job titles automatically.
Avoiding double signatures
Suddenly seeing two signatures in your quotations? Then the email template in use contains one of its own. Check it via Settings → Technical → Email Templates (enable developer mode first) and remove the signature from one of the two places. One source, one truth.
Finally
Practical tip: after setting things up, send yourself a quotation and open it in both Outlook and Gmail, including dark mode — that is where most logos break. Want your signatures, email templates and house style sorted in one go? Contact DAADit Group.