Situatie: medewerkers noteren uren in Excel, op briefjes of — erger — in hun hoofd. Aan het eind van de maand mag iemand alles overtypen, en ergens tussen de werkweek en de factuur verdampen er steevast uren. Bij een bureau met vijf consultants tikt dat hard aan: twee zoekgeraakte uren per persoon per week is zo een paar duizend euro omzet per maand.
Urenstaten aanzetten
Installeer de app Urenstaten (Timesheets) via het Apps-menu. Omdat urenstaten aan projecten en taken hangen, werkt dit samen met de Project-app: elk uur wordt geboekt op een project, en elk project hangt aan een klant. Daarmee is de koppeling uur → project → klant meteen geregeld, zonder één Excel-formule.
Zo boeken medewerkers hun uren
Onder Urenstaten → Mijn urenstaten ziet elke medewerker een overzichtelijk rasterscherm per dag of per week:
- Project kiezen, taak kiezen, uren invullen — klaar.
- Liever live meelopen? De start/stop-timer in Odoo klokt automatisch terwijl u werkt.
- Onderweg werkt de mobiele app: uren boeken vanaf de bouwplaats of in de trein terug.
Regels van vorige week worden als suggestie herhaald, dus wie elke week aan dezelfde projecten werkt, is in twee minuten klaar.
Factureerbaar of intern — Odoo houdt het uit elkaar
Uren op een taak die aan een factureerbare verkooporder hangt, komen automatisch als geleverde uren op de klantfactuur (zie ook onze eerdere post over projectfacturatie). Interne uren — overleg, administratie, de vrijdagmiddagborrel-voorbereiding — boekt u op een intern project. Die verschijnen nergens op een factuur, maar tellen wel mee in de analytische kosten, zodat u ziet waar de tijd werkelijk heen gaat.
Controle vóór de factuur, niet erna
Zet in Urenstaten → Configuratie → Instellingen de goedkeuringsflow aan. Een manager keurt dan wekelijks de uren goed via Urenstaten → Goed te keuren. Fouten — verkeerd project, vergeten dag, 8 uur die eigenlijk 0,8 moest zijn — worden gecorrigeerd vóór facturatie. Een creditnota sturen omdat er verkeerde uren op de factuur stonden, is een stuk pijnlijker.
Tot slot
Praktische tip: kijk maandelijks in Urenstaten → Rapportages naar de verhouding factureerbaar/intern per medewerker. Zakt die verhouding, dan weet u het vóórdat de omzet het vertelt. Hulp nodig bij het inrichten van urenregistratie? Neem contact op met DAADit Group.
Situatie: medewerkers registreren uren in Excel, op losse briefjes of — erger — in hun hoofd. Aan het eind van de maand mag iemand alles overtypen, en ergens tussen de werkweek en de factuur verdampen er steevast uren. Voor een bureau met vijf consultants loopt dat snel op: twee verloren uren per persoon per week is al gauw een paar duizend euro omzet per maand.
Enabling Timesheets
Installeer de app Urenregistratie via het Apps-menu. Omdat urenstaten aan projecten en taken hangen, werkt de app samen met de app Project: elk uur wordt op een project geboekt en elk project hoort bij een klant. Zo hebt u de koppeling uur → project → klant meteen, zonder één Excel-formule.
Hoe medewerkers hun uren registreren
Onder Urenstaten → Mijn urenstaten ziet elke medewerker een overzichtelijk rasterscherm per dag of per week:
- Kies een project, kies een taak, vul de uren in — klaar.
- Liever live bijhouden? De start/stop-timer in Odoo klokt automatisch mee terwijl u werkt.
- Onderweg werkt de mobiele app prima: uren registreren vanaf de bouwplaats of in de trein naar huis.
De regels van vorige week worden als suggestie herhaald, dus wie elke week aan dezelfde projecten werkt, is in twee minuten klaar.
Factureerbaar of intern — Odoo houdt ze gescheiden
Uren op een taak die aan een factureerbare verkooporder is gekoppeld, komen automatisch als geleverde uren op de klantfactuur terecht (zie ons eerdere artikel over projectfacturatie). Interne uren — overleg, administratie, de vrijdagmiddagborrel voorbereiden — gaan op een intern project. Die verschijnen nooit op een factuur, maar tellen wél mee in uw analytische kosten, zodat u ziet waar de tijd werkelijk naartoe gaat.
Controles vóór de factuur, niet erna
Schakel de goedkeuringsflow in via Urenstaten → Configuratie → Instellingen. Een manager keurt de uren dan wekelijks goed via Urenstaten → Te valideren. Fouten — verkeerd project, vergeten dag, 8 uur dat 0,8 had moeten zijn — worden gecorrigeerd vóór de facturatie. Een creditnota sturen omdat de verkeerde uren op een factuur zijn beland, is een stuk pijnlijker.
Wrapping up
Praktische tip: controleer maandelijks in Urenstaten → Rapportages de verhouding factureerbaar/intern per medewerker. Daalt die verhouding, dan weet u het eerder dan uw omzet het u vertelt. Hulp nodig bij het inrichten van urenregistratie? Neem contact op met DAADit Group.