Situatie: medewerkers noteren uren in Excel, op briefjes of — erger — in hun hoofd. Aan het eind van de maand mag iemand alles overtypen, en ergens tussen de werkweek en de factuur verdampen er steevast uren. Bij een bureau met vijf consultants tikt dat hard aan: twee zoekgeraakte uren per persoon per week is zo een paar duizend euro omzet per maand.
Urenstaten aanzetten
Installeer de app Urenstaten (Timesheets) via het Apps-menu. Omdat urenstaten aan projecten en taken hangen, werkt dit samen met de Project-app: elk uur wordt geboekt op een project, en elk project hangt aan een klant. Daarmee is de koppeling uur → project → klant meteen geregeld, zonder één Excel-formule.
Zo boeken medewerkers hun uren
Onder Urenstaten → Mijn urenstaten ziet elke medewerker een overzichtelijk rasterscherm per dag of per week:
- Project kiezen, taak kiezen, uren invullen — klaar.
- Liever live meelopen? De start/stop-timer in Odoo klokt automatisch terwijl u werkt.
- Onderweg werkt de mobiele app: uren boeken vanaf de bouwplaats of in de trein terug.
Regels van vorige week worden als suggestie herhaald, dus wie elke week aan dezelfde projecten werkt, is in twee minuten klaar.
Factureerbaar of intern — Odoo houdt het uit elkaar
Uren op een taak die aan een factureerbare verkooporder hangt, komen automatisch als geleverde uren op de klantfactuur (zie ook onze eerdere post over projectfacturatie). Interne uren — overleg, administratie, de vrijdagmiddagborrel-voorbereiding — boekt u op een intern project. Die verschijnen nergens op een factuur, maar tellen wel mee in de analytische kosten, zodat u ziet waar de tijd werkelijk heen gaat.
Controle vóór de factuur, niet erna
Zet in Urenstaten → Configuratie → Instellingen de goedkeuringsflow aan. Een manager keurt dan wekelijks de uren goed via Urenstaten → Goed te keuren. Fouten — verkeerd project, vergeten dag, 8 uur die eigenlijk 0,8 moest zijn — worden gecorrigeerd vóór facturatie. Een creditnota sturen omdat er verkeerde uren op de factuur stonden, is een stuk pijnlijker.
Tot slot
Praktische tip: kijk maandelijks in Urenstaten → Rapportages naar de verhouding factureerbaar/intern per medewerker. Zakt die verhouding, dan weet u het vóórdat de omzet het vertelt. Hulp nodig bij het inrichten van urenregistratie? Neem contact op met DAADit Group.
Situation: employees record hours in Excel, on scraps of paper or — worse — in their heads. At the end of the month someone gets to retype it all, and somewhere between the working week and the invoice, hours reliably evaporate. For an agency with five consultants that adds up fast: two lost hours per person per week is easily a few thousand euros of revenue per month.
Enabling Timesheets
Install the Timesheets app via the Apps menu. Because timesheets hang on projects and tasks, it works together with the Project app: every hour is booked on a project, and every project belongs to a client. That gives you the hour → project → client link straight away, without a single Excel formula.
How employees log their hours
Under Timesheets → My Timesheets, each employee sees a clear grid per day or per week:
- Pick a project, pick a task, fill in the hours — done.
- Prefer tracking live? The start/stop timer in Odoo clocks automatically while you work.
- On the road, the mobile app works fine: log hours from the construction site or on the train home.
Last week's lines are repeated as suggestions, so anyone working on the same projects every week is done in two minutes.
Billable or internal — Odoo keeps them apart
Hours on a task linked to a billable sales order automatically end up as delivered hours on the customer invoice (see our earlier post on project billing). Internal hours — meetings, admin, preparing the Friday drinks — go on an internal project. Those never appear on an invoice, but they do count in your analytic costs, so you can see where the time really goes.
Checks before the invoice, not after
Enable the approval flow in Timesheets → Configuration → Settings. A manager then approves hours weekly via Timesheets → To Validate. Mistakes — wrong project, forgotten day, 8 hours that should have been 0.8 — get corrected before invoicing. Sending a credit note because the wrong hours ended up on an invoice is a lot more painful.
Wrapping up
Practical tip: check Timesheets → Reporting monthly for the billable/internal ratio per employee. If that ratio drops, you will know before your revenue tells you. Need help setting up time tracking? Get in touch with DAADit Group.