Verkoopt u aan zakelijke klanten binnen de EU met een geldig BTW-nummer? Dan factureert u 0% BTW als intracommunautaire levering (ICV). Denk aan een machinebouwer in Eindhoven die aan een Duitse GmbH levert: geen 21% op de factuur, maar 0% met verlegde BTW. Odoo regelt dit automatisch via fiscale posities — mits u ze correct instelt. Zo pakt u het aan.
Fiscale Posities activeren
Ga naar Boekhouding → Configuratie → Fiscale Posities. In een standaard Nederlandse Odoo-installatie staan al voorgedefinieerde posities voor EU-intracommunautair en export buiten de EU. Een fiscale positie is niets meer dan een vertaaltabel: “vervang 21% BTW door 0% ICV”, inclusief de juiste grootboekrekeningen. U hoeft ze meestal alleen te controleren, niet zelf te bouwen.
Automatische detectie
Zet per fiscale positie Detect Automatically aan en configureer de landen en de BTW-nummervereiste. Bij het aanmaken van een order controleert Odoo dan automatisch of de klant in de EU zit en een BTW-nummer heeft, en past de juiste positie toe. Voor 0% BTW moet aan drie dingen zijn voldaan:
- Het land van de klant is een EU-land, maar niet uw eigen land.
- Er staat een geldig BTW-nummer op de klantfiche (activeer de VIES-controle in Boekhouding → Instellingen zodat Odoo dit voor u valideert).
- De fiscale positie koppelt uw standaardtarief aan het 0%-ICV-tarief.
Per klant handmatig
Werkt automatische detectie niet, of wilt u het expliciet vastleggen? Open de klantfiche, tabblad Verkoop & Inkoop, veld Fiscale Positie. Kies bijvoorbeeld “Intra-communautaire levering”. Alle toekomstige orders en facturen voor deze klant gebruiken dan automatisch 0% BTW — ook als een collega de order aanmaakt die van het hele ICV-verhaal nog nooit heeft gehoord.
Blanco klant = standaard BTW
Bij een nieuwe klant zonder fiscale positie rekent Odoo het standaardtarief (21% in NL). Dat is bewust en terecht: liever 21% factureren en achteraf crediteren, dan ten onrechte 0% rekenen. Kan u bij een controle namelijk niet aantonen dat de goederen de grens over zijn gegaan en dat het BTW-nummer geldig was, dan mag u die 21% alsnog afdragen — uit eigen zak.
ICP-rapportage niet vergeten
Heeft u EU-leveringen, dan bent u verplicht periodiek een Opgaaf Intracommunautaire Prestaties (ICP) in te dienen. Odoo genereert dit rapport onder Boekhouding → Rapportage → EC Sales Report, netjes gegroepeerd per BTW-nummer van uw afnemers.
Tot slot: een praktische tip
Controleer elk kwartaal of de BTW-nummers van uw EU-klanten nog geldig zijn — een klant die van rechtsvorm wisselt, krijgt een nieuw nummer en dan klopt uw 0%-factuur opeens niet meer. Met de VIES-check in Odoo is dat een kwestie van minuten. Twijfelt u of uw fiscale posities goed staan? Neem contact op met DAADit Group — we lopen uw BTW-instellingen graag met u na.
Vragen over uw Odoo implementatie? Doe de gratis Business Scan.
Start de Business Scan →Verkoopt u aan zakelijke klanten binnen de EU met een geldig btw-nummer? Dan factureert u 0% btw als intracommunautaire levering. Denk aan een machinebouwer in Eindhoven die levert aan een Duitse GmbH: geen 21% op de factuur, maar 0% met de btw verlegd. Odoo regelt dit automatisch via fiscale posities — mits u ze goed instelt. Zo doet u dat.
Activating Fiscal Positions
Ga naar Boekhouding → Configuratie → Fiscale posities. Een standaard Nederlandse Odoo-installatie bevat al voorgedefinieerde posities voor EU intracommunautair en export buiten de EU. Een fiscale positie is in wezen een vertaaltabel: “vervang 21% btw door 0% ICL”, inclusief de juiste grootboekrekeningen. Meestal hoeft u ze alleen te controleren, niet zelf op te bouwen.
Automatic detection
Schakel Automatisch detecteren in per fiscale positie en stel de landen en de btw-nummervereiste in. Bij het aanmaken van een order controleert Odoo dan automatisch of de klant in de EU zit met een btw-nummer en past het de juiste positie toe. Voor 0% btw moeten drie dingen kloppen:
- Het land van de klant is een EU-land, maar niet uw eigen land.
- Op de klantkaart staat een geldig btw-nummer (schakel de VIES-controle in via Boekhouding → Instellingen, zodat Odoo dit voor u valideert).
- De fiscale positie vertaalt uw standaardtarief naar de 0%-belasting voor intracommunautaire leveringen.
Handmatig per klant
Werkt de automatische detectie niet, of maakt u het liever expliciet? Open de klantkaart, tabblad Verkoop & Inkoop, veld Fiscale positie. Kies bijvoorbeeld “Intracommunautaire levering”. Alle toekomstige orders en facturen voor deze klant gebruiken dan automatisch 0% btw — ook wanneer de order wordt aangemaakt door een collega die nog nooit van intracommunautaire leveringen heeft gehoord.
Klant zonder fiscale positie = standaard btw
Voor een nieuwe klant zonder fiscale positie rekent Odoo het standaardtarief (21% in NL). Dat is bewust en terecht: liever 21% factureren en achteraf een creditnota sturen dan ten onrechte 0% rekenen. Als u bij een controle niet kunt aantonen dat de goederen de grens zijn overgegaan en het btw-nummer geldig was, bent u die 21% alsnog verschuldigd — uit eigen zak.
Vergeet de ICP-opgaaf niet
Heeft u EU-leveringen, dan bent u verplicht periodiek een opgaaf intracommunautaire prestaties in te dienen (in Nederland: de ICP). Odoo genereert dit rapport onder Boekhouding → Rapportages → ICP-aangifte, netjes gegroepeerd per btw-nummer van uw klanten.
Tot slot: een praktische tip
Controleer elk kwartaal of de btw-nummers van uw EU-klanten nog geldig zijn — een klant die van rechtsvorm verandert, krijgt een nieuw nummer en opeens houdt uw 0%-factuur geen stand meer. Met de VIES-controle in Odoo is dat in een paar minuten gedaan. Twijfelt u of uw fiscale posities juist zijn ingericht? Contact DAADit Group — we kijken graag samen met u naar uw btw-inrichting.
Vragen over uw Odoo-implementatie? Doe de gratis Business Scan.
Doe de Business Scan →