Levert u goederen of diensten aan zakelijke klanten in andere EU-landen tegen 0% btw? Dan verwacht de Belastingdienst elk kwartaal (of elke maand, afhankelijk van uw volume) een opgaaf intracommunautaire prestaties — kortweg ICP. Btw-nummers en bedragen handmatig uit facturen overtikken is vragen om fouten. Odoo houdt alles al bij; u hoeft het alleen nog te exporteren.
Wat staat er in een ICP-opgave?
Per EU-klant rapporteert u het btw-nummer en het totaalbedrag van uw leveringen in de periode. De Belastingdienst vergelijkt uw opgaaf met wat uw klant in zijn eigen land aangeeft. Kloppen die cijfers niet, dan volgen vragen — of erger, een naheffing met rente. Denk aan een machinebouwer in Eindhoven die maandelijks aan drie Duitse afnemers levert: drie regels, drie btw-nummers, drie totalen. Klinkt simpel, maar één ontbrekend nummer en de opgave klopt niet meer.
Zo maakt u de opgave in Odoo
- Ga naar Boekhouding → Rapportage → EC Sales List (ICP).
- Kies bovenaan de juiste periode (kwartaal of maand).
- Controleer of alle EU-klanten met hun btw-nummer en totaal in de lijst staan.
- Exporteer als XML en dien het bestand in bij de Belastingdienst.
Odoo vult de lijst automatisch op basis van alle facturen die met de intracommunautaire fiscale positie zijn geboekt. Bedragen en btw-nummers komen dus rechtstreeks uit uw boekhouding — geen losse spreadsheet meer nodig.
De valkuilen die wij het vaakst zien
- Geen of een ongeldig btw-nummer op de klantfiche. Odoo doet bij het invoeren een VIES-check: gebruik die.
- Een verkeerde fiscale positie op de klant, waardoor de factuur buiten de ICP-lijst valt terwijl er wél 0% btw is gerekend.
- Creditnota's vergeten: die horen ook in de opgave en verlagen het totaal per klant.
Tot slot
Praktische tip: loop vóór elke indiening de lijst na op klanten met 0% btw maar zónder gevalideerd btw-nummer — precies die gevallen komen bij een belastingcontrole als eerste naar boven. Wilt u uw btw-instellingen in Odoo eens laten doorlichten? Neem contact op met DAADit Group, wij kijken graag met u mee.
Do you supply goods or services to business customers in other EU countries at 0% VAT? Then the Dutch Tax Authorities expect a declaration of intra-Community transactions — the ICP return — every quarter (or every month, depending on your volume). Retyping VAT numbers and amounts from invoices by hand is asking for trouble. Odoo already records everything; you only need to export it.
What goes into an ICP return?
For each EU customer you report the VAT number and the total value of your supplies in the period. The tax office matches your return against what your customer declares in their own country. If the figures differ, questions follow — or worse, an additional assessment with interest. Picture a machine builder in Eindhoven shipping to three German customers every month: three lines, three VAT numbers, three totals. Sounds simple, but one missing number and the return no longer adds up.
Creating the return in Odoo
- Go to Accounting → Reporting → EC Sales List (ICP).
- Select the correct period at the top (quarter or month).
- Check that every EU customer appears with a VAT number and total.
- Export as XML and file it with the Tax Authorities.
Odoo fills the list automatically from every invoice booked with the intra-Community fiscal position, so amounts and VAT numbers come straight from your accounting — no separate spreadsheet required.
The pitfalls we see most often
- A missing or invalid VAT number on the customer record. Odoo runs a VIES check when you enter one: use it.
- A wrong fiscal position on the customer, which keeps the invoice out of the ICP list even though it was invoiced at 0% VAT.
- Forgotten credit notes — they belong in the return too and reduce the total per customer.
One last thing
Practical tip: before each filing, scan the list for customers invoiced at 0% VAT without a validated VAT number — those are exactly the cases a tax audit surfaces first. Want a second pair of eyes on your VAT setup in Odoo? Get in touch with DAADit Group and we will gladly take a look.