"Wat heeft dat project ons nou eigenlijk opgeleverd?" Wie die vraag alleen kan beantwoorden met een Excel-bestand vol geknipte en geplakte grootboekregels, laat een van de sterkste onderdelen van Odoo liggen: de analytische boekhouding. Marge per project, per klant of per afdeling — zonder los rapportagepakket.
De basis: analytische accounts per project
Activeer eerst Analytische boekhouding via Boekhouding → Configuratie → Instellingen. Maak vervolgens per project een analytisch account aan (Boekhouding → Configuratie → Analytische accounts). Koppel dat account daarna aan alles wat het project raakt, via analytische verdelingen:
- verkooporderregels — de opbrengstenkant;
- inkooporders en inkoopfacturen — materiaal en uitbesteed werk;
- urenregistratie via de Timesheets-app — uw grootste kostenpost bij dienstverlening;
- declaraties en reiskosten via de Declaraties-app.
In Rapportage → Analytische rapporten ziet u vervolgens de marge per project, met drill-down naar elke onderliggende boeking. Klopt een bedrag niet, dan bent u met twee klikken bij de bronfactuur.
Meerdere dimensies met Analytic Plans
Sinds Odoo 17 zijn er Analytic Plans: meerdere analytische dimensies naast elkaar. Denk aan een installatiebedrijf dat per factuurregel wil weten: welk project (Renovatie Kantoorpand X), welke afdeling (Elektra of Werktuigbouw) én welke markt (utiliteit of woningbouw). Eén factuurregel wordt in één beweging tegen alle drie de dimensies geboekt — niemand hoeft iets dubbel te registreren. Per plan stelt u ook in of invullen verplicht is, zodat kosten niet 'anoniem' de boekhouding in glippen.
Valkuil: discipline aan de kostenkant
De opbrengsten staan meestal snel goed (die komen uit de verkooporder), maar kosten zonder analytische tag maken uw projectmarge te rooskleurig. Zet daarom per leverancier of productcategorie een standaardverdeling, en maak het veld verplicht waar het kan.
Tot slot
Praktische tip: begin met één plan en maximaal tien actieve analytische accounts, en breid pas uit als het bijhouden went — een te fijnmazige structuur sterft in de praktijk een stille dood. Hulp nodig bij het inrichten van projectadministratie in Odoo? Neem contact op met DAADit Group.
"Wat heeft dat project ons nu eigenlijk opgeleverd?" Kunt u die vraag alleen beantwoorden met een Excel-bestand vol gekopieerde grootboekregels, dan laat u een van de sterkste functies van Odoo onbenut: analytische boekhouding. Marge per project, per klant of per afdeling — zonder apart rapportagepakket.
De basis: kostenplaatsen per project
Activeer eerst Analytische boekhouding via Boekhouding → Configuratie → Instellingen. Maak vervolgens per project een analytische rekening aan (Boekhouding → Configuratie → Analytische rekeningen). Koppel die rekening aan alles wat het project raakt, via analytische verdelingen:
- verkooporderregels — de omzetkant;
- inkooporders en leveranciersfacturen — materialen en uitbesteed werk;
- urenstaten via de app Urenregistratie — uw grootste kostenpost in een dienstverlenend bedrijf;
- declaraties en reiskosten via de app Declaraties.
In Rapportages → Analytische rapporten ziet u vervolgens de marge per project, met doorklikmogelijkheid naar elke onderliggende boeking. Klopt een getal niet, dan bent u twee klikken verwijderd van de bronfactuur.
Meerdere dimensies met analytische plannen
Sinds Odoo 17 zijn er analytische plannen: meerdere analytische dimensies naast elkaar. Stel u een installatiebedrijf voor dat per factuurregel wil weten: welk project (Kantoorrenovatie X), welke afdeling (Elektra of Werktuigbouw) en welke markt (zakelijk of particulier). Eén factuurregel wordt in één handeling op alle drie de dimensies geboekt — niemand registreert iets dubbel. Per plan kunt u invoer bovendien verplicht maken, zodat kosten niet 'anoniem' in de boeken kunnen belanden.
Valkuil: discipline aan de kostenkant
De omzet klopt meestal snel (die komt uit de verkooporder), maar kosten zonder analytische tag laten uw projectmarge beter lijken dan hij is. Stel daarom per leverancier of productcategorie een standaardverdeling in en maak het veld verplicht waar dat kan.
Wrapping up
Praktische tip: begin met één plan en maximaal tien actieve analytische rekeningen, en breid pas uit als de gewoonte erin zit — een te fijnmazige structuur sterft in de praktijk vaak een stille dood. Hulp nodig bij het inrichten van projectadministratie in Odoo? Contact DAADit Group.