Het jaarbudget staat keurig in een spreadsheet, iedereen knikt in januari instemmend — en in oktober blijkt marketing er 30% overheen te zitten. Niet uit kwade wil, maar omdat niemand het onderweg zag. Odoo kan budgetten realtime bewaken, zodat u bijstuurt vóórdat het geld op is in plaats van erna.
Budgetten aanmaken
Installeer de module Budget Management (onderdeel van Boekhouding; zet in Boekhouding → Configuratie → Instellingen de optie Budgetbeheer aan). Maak vervolgens via Boekhouding → Budgetten per kostenpost een budgetregel aan, bijvoorbeeld:
- Marketing: € 50.000 voor 2026;
- Wagenpark: € 8.000 per kwartaal;
- Project 'Nieuwbouw hal 2': € 120.000 totaal.
Koppel elke regel aan het juiste analytische account — dat is het scharnierpunt. Elke inkoopfactuur, declaratie of urenboeking die op dat analytische account landt, telt automatisch mee in het verbruik. Heeft u uw analytische structuur nog niet staan? Regel die eerst; zonder goede tags meet een budget niets.
Het dashboard: groen, oranje, rood
Op het budgetoverzicht ziet u per regel drie kolommen naast elkaar: gepland, werkelijk verbruik en het verschil, met kleurmarkering. Groen is comfortabel, oranje vraagt aandacht, rood betekent dat het gesprek met de budgethouder al te laat is. Klik door op een regel en u ziet exact welke facturen het budget hebben opgesoupeerd.
Gewaarschuwd worden bij 80%
Het venijnigste aan budgetoverschrijding is dat niemand ernaar kijkt tot het te laat is. Los dat op met een automatische actie (via Instellingen → Technisch → Automatiseringsregels): zodra een budgetregel 80% verbruik bereikt, krijgt de verantwoordelijke automatisch een mail. Zo ontdekt u overschrijdingen vóór ze gebeuren, niet bij de kwartaalafsluiting.
Tot slot
Praktische tip: herzie budgetten halfjaarlijks in plaats van ze een jaar lang heilig te verklaren — een budget dat iedereen als achterhaald beschouwt, wordt ook niet meer bewaakt. Wilt u budgetbewaking koppelen aan uw projectadministratie? Neem contact op met DAADit Group voor een pragmatische opzet.
Het jaarbudget staat keurig in een spreadsheet, iedereen knikt instemmend in januari — en in oktober blijkt marketing 30% over het budget te zitten. Niet uit kwade wil, maar omdat niemand het onderweg zag. Odoo kan budgetten realtime bewaken, zodat u bijstuurt voordat het geld op is in plaats van erna.
Creating budgets
Installeer de module Budgetbeheer (onderdeel van Boekhouding; schakel de budgetoptie in onder Boekhouding → Configuratie → Instellingen). Maak vervolgens via Boekhouding → Budgetten per kostenpost een budgetregel aan, bijvoorbeeld:
- Marketing: €50.000 voor 2026;
- Wagenpark: €8.000 per kwartaal;
- Project 'Nieuw magazijn 2': €120.000 totaal.
Koppel elke regel aan de juiste analytische rekening — dat is het scharnierpunt. Elke leveranciersfactuur, declaratie of urenregel die op die analytische rekening landt, telt automatisch mee in het verbruik. Nog geen analytische structuur? Regel dat eerst; zonder goede labels meet een budget niets.
Het dashboard: groen, oranje, rood
In het budgetoverzicht ziet u per regel drie kolommen naast elkaar: gepland, werkelijk verbruik en het verschil, met kleurcodering. Groen is comfortabel, oranje vraagt aandacht, rood betekent dat het gesprek met de budgethouder eigenlijk al te laat is. Klik door op een regel en u ziet precies welke facturen het budget hebben opgegeten.
Een waarschuwing bij 80%
Het vervelendste aan budgetoverschrijdingen is dat niemand kijkt tot het te laat is. Los dat op met een automatiseringsregel (via Instellingen → Technisch → Automatiseringsregels): zodra een budgetregel 80% verbruik bereikt, ontvangt de verantwoordelijke automatisch een e-mail. Zo ziet u overschrijdingen aankomen voordat ze gebeuren, niet pas bij de kwartaalafsluiting.
Wrapping up
Praktische tip: herzie budgetten twee keer per jaar in plaats van ze twaalf maanden heilig te verklaren — een budget dat iedereen achterhaald vindt, wordt helemaal niet meer bewaakt. Wilt u budgetbewaking koppelen aan uw projectadministratie? Contact DAADit Group voor een pragmatische inrichting.