De schoenendoos met bonnetjes is een klassieker: parkeerbonnen, restaurantbonnen, tankbeurten. Aan het eind van het kwartaal wil uw accountant ze allemaal geboekt hebben, en niemand heeft zin om veertig bonnetjes over te typen. Odoo kan het leeuwendeel van dat werk overnemen met de ingebouwde OCR.
Bonnen in bulk uploaden
Ga naar Boekhouding → Leveranciers → Facturen (voor losse bonnetjes kan ook Leveranciers → Bonnetjes) en klik op Upload. Selecteer gerust twintig foto's tegelijk: Odoo maakt van elke foto een concept en leest automatisch leverancier, datum, bedrag en btw uit. U hoeft alleen nog te controleren en te posten — één klik per bon.
Nog makkelijker: mailen naar een alias
Wie niet eens wil uploaden, mailt de bon gewoon door. Elk aankoopjournaal heeft een eigen alias-adres, bijvoorbeeld bills@uwbedrijf.odoo.com (in te stellen via Boekhouding → Configuratie → Journalen). Alles wat daar binnenkomt, verschijnt als concept-bill met de bijlage eraan vast. Handig in de praktijk:
- Foto maken met uw telefoon en direct doorsturen — bon kwijt is geen excuus meer.
- Vraag vaste leveranciers hun pdf-facturen rechtstreeks naar het alias te sturen.
- De originele bijlage blijft aan de boeking hangen: uw audittrail is meteen op orde.
Let op: de OCR werkt met digitaliseringscredits. Op Odoo Online zit een bundel bij uw abonnement; controleer bij intensief gebruik even uw tegoed onder Instellingen.
Herhaalboekingen: stel het één keer goed in
Stel per leverancier een vaste grootboekrekening en analytische tag in (op de leverancierskaart, tabblad Boekhouding). Bij terugkerende kosten zoals telefonie of autohuur hoeft u dan niets meer te kiezen: Odoo vult alles voor, u bevestigt alleen. Een bouwbedrijf met vijftien busjes boekt zo alle tankbonnen automatisch op 'Brandstofkosten' met de juiste kostenplaats per project.
Tot slot
Praktische tip: controleer de eerste weken steekproefsgewijs het btw-bedrag dat de OCR uitleest — bonnen met meerdere btw-tarieven (denk aan een tankstation met shop) verdienen een tweede blik. Wilt u uw hele inkoopstroom stroomlijnen? Neem contact op met DAADit Group voor een praktische inrichting.
The shoebox full of receipts is a classic: parking tickets, restaurant bills, fuel receipts. At quarter-end your accountant wants them all booked, and nobody enjoys retyping forty receipts. Odoo's built-in OCR can take over the lion's share of that work.
Upload receipts in bulk
Go to Accounting → Vendors → Bills (for loose receipts, Vendors → Receipts also works) and click Upload. Feel free to select twenty photos at once: Odoo creates a draft for each one and automatically reads the supplier, date, amount and VAT. All that is left is checking and posting — one click per receipt.
Even easier: email to an alias
If you do not even want to upload, just forward the receipt by email. Every purchase journal has its own alias address, for example bills@yourcompany.odoo.com (configured under Accounting → Configuration → Journals). Everything that arrives there shows up as a draft bill with the attachment included. Useful in practice:
- Snap a photo on your phone and forward it immediately — 'I lost the receipt' is no longer an excuse.
- Ask regular suppliers to send their PDF invoices straight to the alias.
- The original attachment stays linked to the entry, so your audit trail is sorted automatically.
Note: OCR runs on digitisation credits. On Odoo Online a bundle is included with your subscription; if you use it heavily, check your balance under Settings.
Recurring entries: configure once, confirm forever
Set a fixed general ledger account and analytic tag per supplier (on the vendor card, Accounting tab). For recurring costs such as telephony or car rental you no longer have to choose anything: Odoo pre-fills everything, you only confirm. A construction firm with fifteen vans books all fuel receipts to 'Fuel costs' automatically, with the right cost centre per project.
Wrapping up
Practical tip: in the first weeks, spot-check the VAT amount the OCR extracts — receipts with multiple VAT rates (think petrol station with a shop) deserve a second look. Want to streamline your entire purchase flow? Contact DAADit Group for a pragmatic setup.