De schoenendoos met bonnetjes is een klassieker: parkeerbonnen, restaurantbonnen, tankbeurten. Aan het eind van het kwartaal wil uw accountant ze allemaal geboekt hebben, en niemand heeft zin om veertig bonnetjes over te typen. Odoo kan het leeuwendeel van dat werk overnemen met de ingebouwde OCR.
Bonnen in bulk uploaden
Ga naar Boekhouding → Leveranciers → Facturen (voor losse bonnetjes kan ook Leveranciers → Bonnetjes) en klik op Upload. Selecteer gerust twintig foto's tegelijk: Odoo maakt van elke foto een concept en leest automatisch leverancier, datum, bedrag en btw uit. U hoeft alleen nog te controleren en te posten — één klik per bon.
Nog makkelijker: mailen naar een alias
Wie niet eens wil uploaden, mailt de bon gewoon door. Elk aankoopjournaal heeft een eigen alias-adres, bijvoorbeeld bills@uwbedrijf.odoo.com (in te stellen via Boekhouding → Configuratie → Journalen). Alles wat daar binnenkomt, verschijnt als concept-bill met de bijlage eraan vast. Handig in de praktijk:
- Foto maken met uw telefoon en direct doorsturen — bon kwijt is geen excuus meer.
- Vraag vaste leveranciers hun pdf-facturen rechtstreeks naar het alias te sturen.
- De originele bijlage blijft aan de boeking hangen: uw audittrail is meteen op orde.
Let op: de OCR werkt met digitaliseringscredits. Op Odoo Online zit een bundel bij uw abonnement; controleer bij intensief gebruik even uw tegoed onder Instellingen.
Herhaalboekingen: stel het één keer goed in
Stel per leverancier een vaste grootboekrekening en analytische tag in (op de leverancierskaart, tabblad Boekhouding). Bij terugkerende kosten zoals telefonie of autohuur hoeft u dan niets meer te kiezen: Odoo vult alles voor, u bevestigt alleen. Een bouwbedrijf met vijftien busjes boekt zo alle tankbonnen automatisch op 'Brandstofkosten' met de juiste kostenplaats per project.
Tot slot
Praktische tip: controleer de eerste weken steekproefsgewijs het btw-bedrag dat de OCR uitleest — bonnen met meerdere btw-tarieven (denk aan een tankstation met shop) verdienen een tweede blik. Wilt u uw hele inkoopstroom stroomlijnen? Neem contact op met DAADit Group voor een praktische inrichting.
De schoenendoos vol bonnetjes is een klassieker: parkeerbonnen, restaurantbonnen, tankbonnen. Aan het einde van het kwartaal wil uw accountant ze allemaal geboekt hebben, en niemand vindt het leuk om veertig bonnen over te typen. De ingebouwde OCR van Odoo kan het leeuwendeel van dat werk overnemen.
Bonnen in bulk uploaden
Ga naar Boekhouding → Leveranciers → Facturen (voor losse bonnen werkt Leveranciers → Bonnen ook) en klik op Uploaden. Selecteer gerust twintig foto's tegelijk: Odoo maakt voor elke foto een concept aan en leest automatisch leverancier, datum, bedrag en btw uit. Wat rest is controleren en boeken — één klik per bon.
Nog makkelijker: e-mailen naar een alias
Wilt u niet eens uploaden, stuur de bon dan gewoon door per e-mail. Elk inkoopdagboek heeft een eigen aliasadres, bijvoorbeeld bills@yourcompany.odoo.com (ingesteld onder Boekhouding → Configuratie → Dagboeken). Alles wat daar binnenkomt, verschijnt als conceptfactuur met de bijlage erbij. Handig in de praktijk:
- Maak een foto met uw telefoon en stuur hem direct door — 'ik ben de bon kwijt' is geen excuus meer.
- Vraag vaste leveranciers om hun pdf-facturen rechtstreeks naar het alias te sturen.
- De originele bijlage blijft aan de boeking gekoppeld, zodat uw audittrail automatisch op orde is.
Let op: OCR werkt op digitaliseringscredits. Bij Odoo Online zit een bundel bij uw abonnement inbegrepen; gebruikt u het intensief, controleer dan uw saldo onder Instellingen.
Recurring entries: configure once, confirm forever
Stel per leverancier een vaste grootboekrekening en analytische tag in (op de leverancierskaart, tabblad Boekhouding). Voor terugkerende kosten zoals telefonie of autohuur hoeft u dan niets meer te kiezen: Odoo vult alles vooraf in, u bevestigt alleen. Een bouwbedrijf met vijftien busjes boekt alle brandstofbonnen automatisch op 'Brandstofkosten', met de juiste kostenplaats per project.
Wrapping up
Praktische tip: controleer in de eerste weken steekproefsgewijs het btw-bedrag dat de OCR uitleest — bonnen met meerdere btw-tarieven (denk aan een tankstation met shop) verdienen een tweede blik. Wilt u uw hele inkoopproces stroomlijnen? Contact DAADit Group voor een pragmatische inrichting.