Bv A levert uren aan bv B. Klinkt overzichtelijk, tot de administratie begint: een verkoopfactuur bij A, dezelfde factuur handmatig als inkoopfactuur bij B, en aan het eind van het kwartaal twee bedragen die nét niet matchen. Wie meerdere bv's in één Odoo-database draait, kan dit dubbele boekwerk volledig automatiseren.
Zo zet u Inter-Company Transactions aan
Ga naar Instellingen → Algemene instellingen, kies rechtsboven het juiste bedrijf en zoek de sectie Inter-Company Transactions. Die instelling staat per bedrijf, dus herhaal dit voor elke bv die meedoet. Kies vervolgens de regel 'Automatically create invoices/orders in counter-company'. U bepaalt zelf hoe ver de automatisering gaat:
- Alleen facturen synchroniseren: een verkoopfactuur van A wordt een concept-inkoopfactuur bij B.
- Ook orders synchroniseren: bevestigt A een verkooporder aan B, dan maakt Odoo direct een inkooporder aan B's kant aan, plus de bijbehorende factuur en bill.
De prijzen komen uit een gedeelde prijslijst, zodat beide kanten gegarandeerd hetzelfde bedrag boeken. Geen overtypwerk, geen verschillen van € 0,01 die niemand kan verklaren.
Journalen en grootboekrekeningen: regel het vooraf
Dit is waar het in de praktijk misgaat. Leg per boekingstype vast welk journaal en welke grootboekrekeningen aan de ontvangende kant gebruikt worden. Doet u dat niet, dan landen intercompany-boekingen op de standaardrekening — en krijgt uw accountant hoofdpijn bij de consolidatie. Maak desnoods een apart journaal 'Intercompany' per bv; dan filtert u die stromen er bij het elimineren zo uit.
Praktijkvoorbeeld
Een holding met een werkmaatschappij en een vastgoed-bv boekte maandelijks huur en doorbelaste uren handmatig over en weer: zo'n twee uur werk, elke maand. Na het activeren van intercompany-synchronisatie bevestigt de werkmaatschappij één verkooporder en staan beide kanten direct goed. De maandafsluiting werd er een dag korter van.
Tot slot
Praktische tip: test de flow eerst met één order op een staging-omgeving en controleer of de bill bij de tegenpartij op de juiste rekening landt, vóórdat u live gaat. Wilt u sparren over uw intercompany-inrichting? Neem contact op met DAADit Group — wij hebben dit vaker gedaan dan ons lief is.
Company A supplies hours to company B. Sounds simple, until the bookkeeping starts: a sales invoice at A, the same invoice manually re-entered as a vendor bill at B, and at quarter-end two amounts that almost match. If you run multiple legal entities in one Odoo database, you can automate this duplicate work entirely.
How to enable Inter-Company Transactions
Go to Settings → General Settings, pick the right company in the top-right selector and find the Inter-Company Transactions section. The setting is per company, so repeat it for every entity involved. Then choose the rule 'Automatically create invoices/orders in counter-company'. You decide how far the automation goes:
- Synchronise invoices only: a sales invoice from A becomes a draft vendor bill at B.
- Synchronise orders too: when A confirms a sales order to B, Odoo immediately creates a purchase order on B's side, plus the matching invoice and bill.
Prices come from a shared price list, so both sides are guaranteed to book the same amount. No retyping, no unexplainable one-cent differences.
Journals and ledger accounts: sort them out first
This is where things go wrong in practice. Define per booking type which journal and which general ledger accounts are used on the receiving side. Skip this and intercompany entries land on the default account — and your accountant gets a headache during consolidation. Consider a dedicated 'Intercompany' journal per entity; it makes filtering these flows during elimination trivial.
A real-world example
A holding with an operating company and a real-estate entity used to book rent and recharged hours back and forth by hand: about two hours of work, every month. After enabling intercompany synchronisation, the operating company confirms one sales order and both sides are correct instantly. Month-end closing got a full day shorter.
Wrapping up
Practical tip: test the flow with a single order on a staging environment first, and check that the counter-company's bill lands on the correct account before going live. Want a second pair of eyes on your intercompany setup? Contact DAADit Group — we have done this more often than we care to admit.