Bv A levert uren aan bv B. Klinkt overzichtelijk, tot de administratie begint: een verkoopfactuur bij A, dezelfde factuur handmatig als inkoopfactuur bij B, en aan het eind van het kwartaal twee bedragen die nét niet matchen. Wie meerdere bv's in één Odoo-database draait, kan dit dubbele boekwerk volledig automatiseren.
Zo zet u Inter-Company Transactions aan
Ga naar Instellingen → Algemene instellingen, kies rechtsboven het juiste bedrijf en zoek de sectie Inter-Company Transactions. Die instelling staat per bedrijf, dus herhaal dit voor elke bv die meedoet. Kies vervolgens de regel 'Automatically create invoices/orders in counter-company'. U bepaalt zelf hoe ver de automatisering gaat:
- Alleen facturen synchroniseren: een verkoopfactuur van A wordt een concept-inkoopfactuur bij B.
- Ook orders synchroniseren: bevestigt A een verkooporder aan B, dan maakt Odoo direct een inkooporder aan B's kant aan, plus de bijbehorende factuur en bill.
De prijzen komen uit een gedeelde prijslijst, zodat beide kanten gegarandeerd hetzelfde bedrag boeken. Geen overtypwerk, geen verschillen van € 0,01 die niemand kan verklaren.
Journalen en grootboekrekeningen: regel het vooraf
Dit is waar het in de praktijk misgaat. Leg per boekingstype vast welk journaal en welke grootboekrekeningen aan de ontvangende kant gebruikt worden. Doet u dat niet, dan landen intercompany-boekingen op de standaardrekening — en krijgt uw accountant hoofdpijn bij de consolidatie. Maak desnoods een apart journaal 'Intercompany' per bv; dan filtert u die stromen er bij het elimineren zo uit.
Praktijkvoorbeeld
Een holding met een werkmaatschappij en een vastgoed-bv boekte maandelijks huur en doorbelaste uren handmatig over en weer: zo'n twee uur werk, elke maand. Na het activeren van intercompany-synchronisatie bevestigt de werkmaatschappij één verkooporder en staan beide kanten direct goed. De maandafsluiting werd er een dag korter van.
Tot slot
Praktische tip: test de flow eerst met één order op een staging-omgeving en controleer of de bill bij de tegenpartij op de juiste rekening landt, vóórdat u live gaat. Wilt u sparren over uw intercompany-inrichting? Neem contact op met DAADit Group — wij hebben dit vaker gedaan dan ons lief is.
Bedrijf A levert uren aan bedrijf B. Klinkt simpel, totdat de boekhouding begint: een verkoopfactuur bij A, dezelfde factuur handmatig opnieuw ingevoerd als leveranciersfactuur bij B, en aan het eind van het kwartaal twee bedragen die bijna overeenkomen. Draait u meerdere juridische entiteiten in één Odoo-database, dan kunt u dit dubbele werk volledig automatiseren.
Zo schakelt u Intercompany-transacties in
Ga naar Instellingen → Algemene instellingen, kies rechtsboven het juiste bedrijf en zoek de sectie Intercompany-transacties. De instelling is per bedrijf, dus herhaal dit voor elke betrokken entiteit. Kies vervolgens de regel 'Automatisch facturen/orders aanmaken in tegenbedrijf'. U bepaalt hoe ver de automatisering gaat:
- Alleen facturen synchroniseren: een verkoopfactuur van A wordt een conceptleveranciersfactuur bij B.
- Ook orders synchroniseren: bevestigt A een verkooporder aan B, dan maakt Odoo direct een inkooporder aan de kant van B aan, plus de bijbehorende verkoop- en inkoopfactuur.
Prijzen komen uit een gedeelde prijslijst, zodat beide kanten gegarandeerd hetzelfde bedrag boeken. Geen overtypen, geen onverklaarbare verschillen van één cent.
Dagboeken en grootboekrekeningen: regel die eerst
Hier gaat het in de praktijk mis. Leg per boekingstype vast welk dagboek en welke grootboekrekeningen aan de ontvangende kant worden gebruikt. Slaat u dit over, dan komen intercompany-boekingen op de standaardrekening terecht — en krijgt uw accountant hoofdpijn bij de consolidatie. Overweeg een apart dagboek 'Intercompany' per entiteit; dat maakt het filteren van deze stromen bij de eliminatie triviaal.
Een voorbeeld uit de praktijk
Een holding met een werkmaatschappij en een vastgoed-bv boekte huur en doorbelaste uren vroeger handmatig over en weer: zo'n twee uur werk, elke maand. Na het inschakelen van intercompany-synchronisatie bevestigt de werkmaatschappij één verkooporder en kloppen beide kanten direct. De maandafsluiting werd een volle dag korter.
Wrapping up
Praktische tip: test de flow eerst met één order op een stagingomgeving en controleer of de factuur bij het tegenbedrijf op de juiste rekening terechtkomt voordat u live gaat. Wilt u een tweede paar ogen op uw intercompany-inrichting? Contact DAADit Group — we hebben dit vaker gedaan dan we willen toegeven.