Situatie: er staat een doos op de balie. Klant heeft iets teruggestuurd, maar wie het was, welke order erbij hoort en waaróm het terugkwam — dat mag u uitzoeken. Voor u het weet kost één retour een halfuur speurwerk. U wilt de voorraad weer bijboeken, eventueel crediteren, én vastleggen wat er mis was.
Stap 1: de retour aanmaken vanuit de levering
Begin altijd bij de oorspronkelijke levering, niet bij een losse voorraadboeking. Zoek de order op (via Voorraad → Leveringen of via de verkooporder van de klant), open de levering en klik op Retour. In het venster vult u in welke producten en aantallen terugkomen — een deelretour kan gewoon. Odoo maakt automatisch een inkomende boeking aan, netjes gekoppeld aan de oorspronkelijke levering. Zo blijft de hele geschiedenis traceerbaar: order, levering, retour, alles aan elkaar.
Stap 2: beoordelen — voorraad, scrap of terug naar de leverancier
Werk bij voorkeur met een aparte retourenlocatie, zodat retouren niet ongecontroleerd tussen de verkoopbare voorraad belanden. Van daaruit beslist u per product:
- Terug in voorraad: product is in orde → verplaats naar de normale voorraadlocatie.
- Afkeuren: defect → gebruik de Scrap-knop; Odoo boekt het af naar de afkeurlocatie.
- Terug naar leverancier: fabricagefout → maak een retour op de oorspronkelijke óntvangst, zodat ook die keten klopt.
Stap 3: de creditnota
Krijgt de klant geld terug? Open de oorspronkelijke factuur en klik op Creditnota toevoegen. Odoo neemt de regels over; bij een deelretour past u de aantallen aan. De creditnota verrekent u met een openstaande factuur of betaalt u terug — en de boekhouding klopt zonder handwerk.
Weten waárom het terugkwam
Hier zit de echte winst. Voeg een verplicht redenveld toe op retourboekingen (via Studio, of simpeler: een vaste taglijst). Na een paar maanden ziet u patronen: "verkeerde maat" vraagt om een betere maattabel op de website, "defect" om een gesprek met de leverancier, "anders dan verwacht" om betere productfoto's. Een webshop in werkkleding die dit bijhield, ontdekte zo dat één broekmodel driekwart van de retouren veroorzaakte.
Tot slot
Praktische tip: spreek intern één vaste dag per week af waarop de retourenlocatie leeg moet zijn. Retouren die blijven liggen, zijn geld dat ligt te verstoffen. Wilt u uw retourproces strak inrichten, inclusief rapportage op retourredenen? Neem contact op met DAADit Group.
Situatie: er staat een doos op de balie. Een klant heeft iets teruggestuurd, maar wie het was, bij welke order het hoort en waarom het terugkwam — dat mag u uitzoeken. Voor u het weet kost één retour een halfuur speurwerk. U wilt de voorraad teruggeboekt, waar nodig een creditnota, en vastgelegd wat er misging.
Stap 1: maak de retour aan vanuit de levering
Begin altijd vanuit de oorspronkelijke levering, niet vanuit een losse voorraadcorrectie. Zoek de order op (via Voorraad → Leveringen of via de verkooporder van de klant), open de levering en klik op Retour. Geef in het dialoogvenster op welke producten en aantallen terugkomen — gedeeltelijke retouren zijn prima. Odoo maakt automatisch een inkomende verplaatsing aan, netjes gekoppeld aan de oorspronkelijke levering. De hele geschiedenis blijft traceerbaar: order, levering, retour, allemaal met elkaar verbonden.
Stap 2: beoordelen — terug in voorraad, afkeuren of terug naar de leverancier
Gebruik bij voorkeur een aparte retourlocatie, zodat retouren niet ongecontroleerd terugglippen in de verkoopbare voorraad. Van daaruit beslist u per product:
- Terug in voorraad: product is in orde → verplaats het naar de normale voorraadlocatie.
- Afkeuren: defect → gebruik de knop Afkeuren; Odoo boekt het af naar de afkeurlocatie.
- Terug naar de leverancier: fabricagefout → maak een retour aan op de oorspronkelijke ontvangst, zodat ook die keten klopt.
Stap 3: de creditnota
Krijgt de klant geld terug? Open de oorspronkelijke factuur en klik op Creditnota toevoegen. Odoo kopieert de regels; bij een gedeeltelijke retour past u de aantallen aan. Vervolgens verrekent u de creditnota met een openstaande factuur of betaalt u het bedrag terug — en de boekhouding klopt zonder handwerk.
Weten waarom het terugkwam
Hier zit de echte waarde. Voeg een verplicht redenveld toe aan retourverplaatsingen (via Studio, of eenvoudiger: een vaste lijst met tags). Na een paar maanden ziet u patronen: "verkeerde maat" vraagt om een betere maattabel op uw website, "defect" om een gesprek met uw leverancier, "niet zoals verwacht" om betere productfoto's. Een webshop in werkkleding die dit bijhield, ontdekte dat één broekmodel driekwart van alle retouren veroorzaakte.
Wrapping up
Praktische tip: spreek intern één vaste dag per week af waarop de retourlocatie leeg moet zijn. Retouren die blijven liggen, zijn geld dat stof vangt. Wilt u uw retourproces strak ingericht hebben, inclusief rapportage over retourredenen? Neem contact op met DAADit Group.