Situatie: er staat een doos op de balie. Klant heeft iets teruggestuurd, maar wie het was, welke order erbij hoort en waaróm het terugkwam — dat mag u uitzoeken. Voor u het weet kost één retour een halfuur speurwerk. U wilt de voorraad weer bijboeken, eventueel crediteren, én vastleggen wat er mis was.
Stap 1: de retour aanmaken vanuit de levering
Begin altijd bij de oorspronkelijke levering, niet bij een losse voorraadboeking. Zoek de order op (via Voorraad → Leveringen of via de verkooporder van de klant), open de levering en klik op Retour. In het venster vult u in welke producten en aantallen terugkomen — een deelretour kan gewoon. Odoo maakt automatisch een inkomende boeking aan, netjes gekoppeld aan de oorspronkelijke levering. Zo blijft de hele geschiedenis traceerbaar: order, levering, retour, alles aan elkaar.
Stap 2: beoordelen — voorraad, scrap of terug naar de leverancier
Werk bij voorkeur met een aparte retourenlocatie, zodat retouren niet ongecontroleerd tussen de verkoopbare voorraad belanden. Van daaruit beslist u per product:
- Terug in voorraad: product is in orde → verplaats naar de normale voorraadlocatie.
- Afkeuren: defect → gebruik de Scrap-knop; Odoo boekt het af naar de afkeurlocatie.
- Terug naar leverancier: fabricagefout → maak een retour op de oorspronkelijke óntvangst, zodat ook die keten klopt.
Stap 3: de creditnota
Krijgt de klant geld terug? Open de oorspronkelijke factuur en klik op Creditnota toevoegen. Odoo neemt de regels over; bij een deelretour past u de aantallen aan. De creditnota verrekent u met een openstaande factuur of betaalt u terug — en de boekhouding klopt zonder handwerk.
Weten waárom het terugkwam
Hier zit de echte winst. Voeg een verplicht redenveld toe op retourboekingen (via Studio, of simpeler: een vaste taglijst). Na een paar maanden ziet u patronen: "verkeerde maat" vraagt om een betere maattabel op de website, "defect" om een gesprek met de leverancier, "anders dan verwacht" om betere productfoto's. Een webshop in werkkleding die dit bijhield, ontdekte zo dat één broekmodel driekwart van de retouren veroorzaakte.
Tot slot
Praktische tip: spreek intern één vaste dag per week af waarop de retourenlocatie leeg moet zijn. Retouren die blijven liggen, zijn geld dat ligt te verstoffen. Wilt u uw retourproces strak inrichten, inclusief rapportage op retourredenen? Neem contact op met DAADit Group.
Situation: there is a box on the counter. A customer sent something back, but who it was, which order it belongs to and why it came back — that is for you to figure out. Before you know it, one return costs half an hour of detective work. You want the stock booked back in, a credit note where needed, and a record of what went wrong.
Step 1: create the return from the delivery
Always start from the original delivery, not from a loose stock adjustment. Find the order (via Inventory → Deliveries or through the customer's sales order), open the delivery and click Return. In the dialog, enter which products and quantities are coming back — partial returns are fine. Odoo automatically creates an incoming transfer, neatly linked to the original delivery. The whole history stays traceable: order, delivery, return, all connected.
Step 2: assess — restock, scrap or back to the vendor
Preferably use a dedicated returns location, so returns do not slip back into sellable stock unchecked. From there you decide per product:
- Back into stock: product is fine → move it to the regular stock location.
- Scrap: defective → use the Scrap button; Odoo writes it off to the scrap location.
- Back to the vendor: manufacturing fault → create a return on the original receipt, so that chain stays correct too.
Step 3: the credit note
Does the customer get money back? Open the original invoice and click Add Credit Note. Odoo copies the lines; for a partial return you adjust the quantities. You then offset the credit note against an open invoice or refund it — and the books balance without manual work.
Knowing why it came back
This is where the real value sits. Add a mandatory reason field to return transfers (via Studio, or simpler: a fixed tag list). After a few months you will see patterns: "wrong size" calls for a better size chart on your website, "defective" for a talk with your supplier, "not as expected" for better product photos. A workwear webshop that tracked this discovered that a single trouser model caused three quarters of all returns.
Wrapping up
Practical tip: agree internally on one fixed day per week when the returns location must be empty. Returns left sitting around are money gathering dust. Want your returns process set up tightly, including reporting on return reasons? Get in touch with DAADit Group.