België vanaf 1 januari 2026, Frankrijk vanaf september 2026, Duitsland gefaseerd de komende jaren: B2B e-facturatie wordt in steeds meer EU-landen verplicht. Ook als Nederlands bedrijf krijg je ermee te maken, zeker als je klanten of leveranciers over de grens hebt. Het goede nieuws: Odoo heeft Peppol-ondersteuning ingebouwd. Het minder goede nieuws: "ingebouwd" betekent niet "vanzelf geregeld". Dit is de praktische checklist.
Wat is Peppol eigenlijk?
Peppol is een Europees netwerk voor het uitwisselen van elektronische facturen. Geen PDF per e-mail, maar een gestructureerd bestand (UBL-formaat) dat rechtstreeks van jouw boekhoudsysteem naar dat van je klant gaat. Vergelijk het met bankverkeer: je stuurt geen screenshot van een overschrijving, je stuurt de betaling zelf. Voor de ontvanger betekent dat: geen overtypen, geen scanfouten, snellere verwerking. Voor de belastingdiensten in de EU betekent het vooral: minder btw-fraude. Vandaar de verplichting.
Stap 1: registreer je bij een toegangspunt
Je verstuurt en ontvangt Peppol-facturen via een zogenaamd toegangspunt (access point). In Odoo 17 en nieuwer kun je Odoo zelf als toegangspunt gebruiken, en dat is voor de meeste MKB-bedrijven de kortste route. Ga naar Facturatie → Instellingen → Elektronische facturatie en start daar de Peppol-registratie. Je hebt je KVK-nummer en btw-nummer nodig, en je bevestigt de registratie per sms of e-mail.
Let op: een bedrijf kan maar bij één toegangspunt tegelijk geregistreerd staan voor ontvangst. Zit je nog bij een andere provider (bijvoorbeeld via je oude boekhoudpakket), dan moet je die registratie eerst laten opzeggen. Dit is veruit de meest voorkomende reden waarom een registratie blijft hangen.
Stap 2: zet je stamgegevens op orde
Peppol is streng. Een factuur wordt geweigerd als de gegevens niet kloppen, dus controleer vóór je eerste factuur:
- Je eigen bedrijfsgegevens: KVK-nummer, btw-nummer en adres volledig ingevuld onder Instellingen → Bedrijven.
- Per klant het juiste Peppol-adres (in Nederland meestal het KVK-nummer, in België het ondernemingsnummer). Odoo kan opzoeken of een klant bereikbaar is op het netwerk.
- Het factuurformaat: kies bij de verkoopjournalen of klantinstellingen voor Peppol BIS Billing 3.0 als standaard.
- Btw-instellingen per productcategorie, want een factuur zonder geldige btw-code komt niet door de validatie.
Stap 3: stuur testfacturen
Ga niet meteen live met je grootste klant. Stuur eerst een testfactuur naar een partij waarmee je goed contact hebt, of naar je eigen bedrijf als dat een tweede entiteit heeft. Controleer of de factuur aankomt, of alle regels kloppen en of de betaalreferentie goed doorkomt. In Odoo zie je per factuur de Peppol-status: verzonden, afgeleverd of geweigerd. Bij een weigering staat de reden erbij, meestal een ontbrekend veld of verkeerde code.
Veelgemaakte fouten
Uit de praktijk, zodat jij ze niet hoeft te maken:
- Dubbele registratie: je staat nog bij een oud toegangspunt geregistreerd en Odoo kan je niet aanmelden.
- PDF blijven mailen: klanten in landen met een verplichting mogen die facturen straks simpelweg niet meer accepteren.
- Kortingen en toeslagen verkeerd geboekt: een handmatige regel "korting -10%" zonder juiste btw-code wordt geweigerd.
- Inkomende facturen vergeten: Peppol werkt twee kanten op. Richt ook je inkoopproces in, zodat binnenkomende UBL-facturen automatisch als conceptfactuur in Odoo verschijnen.
Praktische tip
Wacht niet tot de deadline in jouw land of dat van je klanten. Registreer je toegangspunt nu, stuur deze maand je eerste testfactuur en los kinderziektes op terwijl er nog niets van afhangt. De registratie zelf kost een kwartier; het opschonen van klantgegevens kost meer tijd dan je denkt.
Hulp nodig bij de inrichting? Neem contact op met DAADit Group, dan zorgen we samen dat je e-facturatie staat voordat het moet.