Use case — Projectgestuurd werken

Of een project winstgevend was, hoort u pas na de oplevering.

De offerte staat in Word, de uren in een app, de inkoop in de mail en de nacalculatie in Excel. Voor bouw-, installatie- en projectbedrijven betekent dat: sturen op gevoel, en pas achteraf weten wat een project werkelijk heeft gekost.

Start de Business Scan

Herkenbaar?

Het probleem dat we tegenkomen

Elk project zijn eigen spreadsheet

Budgetten, meerwerk en planning leven in losse Excel-bestanden per project. Welke versie actueel is, weet alleen de projectleider — en soms zelfs die niet.

Uren en inkoop komen te laat binnen

Urenbriefjes worden aan het eind van de week (of maand) verwerkt, inkoopfacturen druppelen nog weken na. De projectkosten zijn daardoor altijd een verouderd beeld.

Meerwerk verdampt

Extra werk wordt op de bouwplaats afgesproken, maar niet altijd vastgelegd — en dus ook niet altijd gefactureerd. Marge lekt weg zonder dat iemand het ziet.

Nacalculatie als verrassing

Pas maanden na oplevering, als alle facturen binnen zijn, blijkt of het project iets heeft opgeleverd. Bijsturen kan dan allang niet meer.

De analyse

Wat er echt aan de hand is

Offerte, planning, uren, inkoop en facturatie zijn in werkelijkheid één doorlopend proces per project. Maar zodra elk onderdeel in een ander systeem leeft, is er geen enkele plek waar het complete projectbeeld bestaat. De samenhang zit in de hoofden van projectleiders en in spreadsheets die per definitie achterlopen.

Het gevolg: de vraag “hoe staat dit project ervoor?” kost een halve dag uitzoekwerk — en wordt daarom te weinig gesteld. Niet omdat niemand het wil weten, maar omdat het antwoord te duur is.

De aanpak

Onze oplossing in Odoo

In Odoo wordt de offerte bij akkoord automatisch een project met taken, budget en planning. Medewerkers schrijven uren op de taak waar ze aan werken — via telefoon of tablet, direct op locatie. Inkooporders en facturen hangen aan hetzelfde project, waardoor elke euro en elk uur op de juiste plek landt.

Meerwerk legt u vast als extra orderregel en factureert u gewoon mee. De dagelijkse werkwijze verandert daarmee wezenlijk: niet achteraf reconstrueren wat er is gebeurd, maar vooraf en tijdens het project zien wat er speelt.

Wat we hiervoor inzetten

Odoo Verkoop: van offerte automatisch naar project
Odoo Project & Planning voor taken, fasen en capaciteit
Odoo Urenregistratie, direct gekoppeld aan taken
Odoo Inkoop & Boekhouding, met kosten per project
Facturatie op basis van voortgang, termijnen of nacalculatie

Wat het oplevert

Het resultaat

Per project één actueel beeld: begroot versus werkelijk, uren, inkoop, meerwerk en facturatie. De projectleider ziet tijdens het project waar het knelt en kan bijsturen vóórdat de marge verdampt. De directie ziet over alle projecten heen welke lopen en welke aandacht vragen.

En de nacalculatie? Die is geen project meer op zich, maar een druk op de knop — omdat alle gegevens al op de juiste plek staan.

Uit de praktijk

Isolatie.com Groep: per project grip op kosten en voortgang

De Isolatie.com Groep werkt projectgestuurd in bouw en installatie. Met Odoo heeft het bedrijf per project inzicht in kosten en voortgang — zonder losse spreadsheets ernaast.

Lees de klantcase van Isolatie.com Groep →

Wilt u tijdens het project weten hoe het ervoor staat?

Start met de Business Scan en ontdek waar u grip verliest — of neem direct contact met ons op.

Start de Business Scan Neem contact op