Use case — Multi-company

Vijf entiteiten, vijf systemen — en niemand die het geheel ziet.

Elke werkmaatschappij heeft zijn eigen administratie, eigen werkwijze en eigen cijfers. Het groepsbeeld ontstaat één keer per kwartaal, in een consolidatiespreadsheet die niemand durft aan te passen. Herkenbaar voor holdings en groeiende groepen.

Start de Business Scan

Herkenbaar?

Het probleem dat we tegenkomen

Elke entiteit een eigen eiland

Verschillende pakketten, verschillende rekeningschema's, verschillende definities van dezelfde cijfers. Vergelijken tussen entiteiten is appels met peren.

Consolideren in spreadsheets

Het groepsoverzicht wordt handmatig samengesteld uit exports. Tegen de tijd dat het klaar is, is het alweer verouderd — en één formulefout kan het hele beeld kantelen.

Onderlinge leveringen als handwerk

Levert entiteit A aan entiteit B, dan worden verkoop- en inkoopfactuur twee keer handmatig ingevoerd. Intercompany-verschillen uitzoeken is een terugkerend ritueel.

Dubbel beheer, dubbele kosten

Elk systeem heeft eigen licenties, eigen beheer en eigen updates. Een nieuwe medewerker die voor twee entiteiten werkt, heeft twee keer een account en twee werkwijzen nodig.

De analyse

Wat er echt aan de hand is

De entiteiten zijn juridisch gescheiden, maar operationeel één groep: ze delen klanten, leveranciers, medewerkers en vaak ook voorraad. De systemen weerspiegelen de juridische structuur, niet de werkelijke samenwerking. Daardoor moet informatie die logisch bij elkaar hoort telkens handmatig over de schotten heen worden getild.

Er is geen één bron van waarheid op groepsniveau — alleen losse waarheden per entiteit, die periodiek met veel moeite aan elkaar geknoopt worden.

De aanpak

Onze oplossing in Odoo

Odoo is in de kern gebouwd voor multi-company: één database, meerdere bedrijven. Elke entiteit houdt een eigen administratie, eigen rekeningschema en eigen rapportages — administratief strikt gescheiden, zoals accountant en fiscus dat eisen. Tegelijk deelt de groep wat gedeeld moet worden: relaties, producten, werkwijzen en gebruikers.

Onderlinge leveringen richten we in als intercompany-transacties: een verkooporder bij de ene entiteit maakt automatisch de inkooporder bij de andere aan. En wie op groepsniveau wil kijken, schakelt met één klik tussen entiteiten of bekijkt het geconsolideerde beeld — zonder spreadsheet.

Wat we hiervoor inrichten

Multi-company-structuur in één Odoo-database
Gescheiden administraties en rapportages per entiteit
Automatische intercompany-orders en -facturen
Gedeelde stamgegevens: relaties, producten, prijslijsten
Rechtenstructuur: wie ziet en doet wat, per entiteit

Wat het oplevert

Het resultaat

Eén systeem om te beheren, één werkwijze om te leren, één plek waar het groepsbeeld altijd actueel is. De entiteiten blijven administratief netjes gescheiden, maar het handwerk tussen de entiteiten verdwijnt grotendeels: intercompany-boekingen ontstaan automatisch en sluiten per definitie op elkaar aan.

Voor de directie betekent dit: niet wachten op de kwartaalconsolidatie, maar op elk moment kunnen zien hoe de groep en elke afzonderlijke entiteit ervoor staan.

Uit de praktijk

Wilgenhaege: meerdere werkmaatschappijen, één centraal beeld

Wilgenhaege werkt met meerdere werkmaatschappijen. In Odoo zijn de entiteiten administratief gescheiden, terwijl de organisatie één centraal beeld heeft over het geheel.

Lees de klantcase van Wilgenhaege →

Meerdere entiteiten, één systeem?

Start met de Business Scan en ontdek hoe uw groepsstructuur in één Odoo-omgeving past — of neem direct contact met ons op.

Start de Business Scan Neem contact op