"Onze Odoo-upgrade duurde drie maanden en er werkte daarna van alles niet meer." Dit soort verhalen lees je geregeld op fora, en bijna altijd zit het probleem in hetzelfde hoekje: maatwerk dat nooit is geïnventariseerd en een upgrade die zonder generale repetitie werd uitgevoerd. Odoo brengt jaarlijks een nieuwe versie uit, dus vroeg of laat ben je aan de beurt. Met dit stappenplan houd je de verrassingen buiten de deur.
Waarom upgrades spannend zijn (en waarom je ze toch wilt)
Odoo ondersteunt officieel de laatste drie versies. Blijf je te lang hangen, dan mis je niet alleen nieuwe functies maar op termijn ook beveiligingsupdates. De upgrade van de standaarddatabase is goed geregeld: Odoo migreert je data via de upgrade-service. Het spannende deel is alles wat níet standaard is: maatwerkmodules, gekochte apps, koppelingen en aangepaste rapporten. Die migreren niet vanzelf mee.
Het stappenplan
- Vraag een upgrade-test aan. Via Odoo krijg je een testkopie van je database in de nieuwe versie, zonder verplichtingen. Op Odoo.sh maak je hiervoor een aparte staging-branch aan. Doe dit ruim voor je geplande go-live, want de eerste testronde levert altijd een verrassing of twee op.
- Inventariseer je maatwerk. Maak een lijst van alle custom modules, Studio-aanpassingen, externe koppelingen en aangepaste rapporten. Bepaal per onderdeel: nog nodig, vervangen door nieuwe standaardfunctionaliteit, of aanpassen voor de nieuwe versie? Elke versie neemt Odoo functionaliteit op die eerder maatwerk was; dit is hét moment om te snoeien.
- Schrijf een testscript per afdeling. Vraag elke afdeling de vijf tot tien handelingen op te schrijven die ze dagelijks doen: offerte maken, levering boeken, factuur versturen, bankafschrift verwerken. Kort en concreet, geen romans. Dit script is straks je checklist.
- Draai een dry-run in staging. Laat medewerkers hun eigen testscript uitvoeren op de geüpgradede testomgeving, met recente data. Leg elke afwijking vast in één gedeelde lijst. Herhaal de dry-run tot de lijst leeg is of alleen nog geaccepteerde punten bevat.
- Plan de go-live bewust. Kies een rustig moment: een weekend, niet de laatste week van het kwartaal. Communiceer vooraf hoe lang het systeem niet beschikbaar is (bij een gemiddelde MKB-database praat je over uren, geen dagen) en bevries wijzigingen in de dagen ervoor.
- Heb een rollback-plan. Spreek vooraf af: welke controles doen we direct na de upgrade, en bij welke problemen gaan we terug naar de oude versie? Een back-up van vlak voor de upgrade is je verzekering. Hopelijk gebruik je hem nooit, maar het scheelt paniek als het toch nodig is.
De grootste tijdvreter: maatwerk aanpassen
Reken erop dat het merendeel van de upgrade-uren in maatwerk gaat zitten. Vuistregel uit de praktijk: hoe ouder het maatwerk en hoe minder documentatie, hoe duurder de upgrade. Dat is meteen een goed argument om bij nieuwe wensen eerst te kijken of standaard Odoo (eventueel met wat configuratie) volstaat. Elke module die je vandaag niet bouwt, hoef je volgend jaar niet te migreren.
Praktische tip
Behandel de upgrade niet als een eenmalig project maar als een jaarlijkse routine. Houd je maatwerklijst het hele jaar bij, ruim na elke upgrade iets op en vraag de upgrade-test elk jaar gewoon even aan, ook als je nog niet meteen wilt overstappen. Zo weet je altijd waar je staat.
Ziet jouw upgrade eruit als een berg? Neem contact op met DAADit Group, dan maken we er samen een beheersbaar stappenplan van.