Er komt een nieuwe collega bij en die moet in Odoo. De verleiding is groot om even snel dezelfde rechten te kopiëren als die van uzelf — en dan is iedereen ineens admin. Niet doen: één verkeerde klik in Ontwikkelaarsmodus of in de boekhouding kan vervelend uitpakken. Zo geeft u een nieuwe gebruiker precies genoeg toegang, en geen greintje meer.
De nieuwe gebruiker aanmaken
Ga naar Instellingen → Gebruikers & Bedrijven → Gebruikers en klik op Nieuw. Vul naam en e-mailadres in; de collega ontvangt automatisch een uitnodiging om een wachtwoord in te stellen. Let op: elke interne gebruiker telt mee voor uw Odoo-licentie — iemand die alleen af en toe een document hoeft in te zien, kan vaak toe met portaltoegang.
Per module de juiste rol kiezen
Onder Toegangsrechten stelt u per module een rol in. Activeer alleen wat de functie vereist:
- Verkoper: Sales → User: Own Documents Only — ziet alleen eigen offertes en orders.
- Salesmanager: Sales → User: All Documents of Administrator voor teambeheer.
- Boekhouder: Accounting → Accountant; de rest leeg laten.
- Magazijnmedewerker: Inventory → User, en verder niets.
Vuistregel: begin krap. Rechten toevoegen als iemand ergens tegenaan loopt is zo gebeurd; achterhalen wie er allemaal te veel kan, is een middag werk.
Werken met sjabloongebruikers
Maak één sjabloongebruiker per rol — bijvoorbeeld "Sjabloon Sales", "Sjabloon Warehouse" en "Sjabloon Accounting" — met precies de juiste rechten, en zet die op inactief zodat ze geen licentie kosten. Komt er een nieuwe verkoper bij, dan dupliceert u "Sjabloon Sales" en past u alleen naam en e-mail aan. Scheelt tien minuten klikken per nieuwe aanname én voorkomt dat er per ongeluk rechten blijven hangen van een vorige collega.
Tot slot
Praktische tip: loop elk kwartaal de gebruikerslijst even door. Vertrokken medewerkers deactiveren, rollen controleren, klaar in tien minuten. Twijfelt u over de juiste rechtenstructuur voor uw team? Neem contact op met DAADit Group — we helpen u graag op weg.
Vragen over uw Odoo implementatie? Doe de gratis Business Scan.
Start de Business Scan →A new colleague is joining and needs access to Odoo. The temptation is to quickly copy your own permissions — and suddenly everyone is an admin. Don't: one wrong click in Developer Mode or in Accounting can turn out badly. Here is how to give a new user exactly enough access, and not an ounce more.
Creating the new user
Go to Settings → Users & Companies → Users and click New. Enter the name and email address; your colleague automatically receives an invitation to set a password. Note: every internal user counts towards your Odoo licence — someone who only needs to view the occasional document can often make do with portal access.
Choosing the right role per module
Under Access Rights you set a role per module. Only activate what the job requires:
- Salesperson: Sales → User: Own Documents Only — sees only their own quotes and orders.
- Sales manager: Sales → User: All Documents or Administrator for team management.
- Bookkeeper: Accounting → Accountant; leave the rest empty.
- Warehouse operator: Inventory → User, and nothing else.
Rule of thumb: start tight. Adding a permission when someone hits a wall takes seconds; figuring out who can do too much takes an afternoon.
Working with template users
Create one template user per role — for example "Template Sales", "Template Warehouse" and "Template Accounting" — with exactly the right permissions, and set them to inactive so they don't consume a licence. When a new salesperson joins, duplicate "Template Sales" and only change the name and email. It saves ten minutes of clicking per new hire and prevents permissions accidentally lingering from a previous colleague.
To finish
Practical tip: review your user list every quarter. Deactivate departed employees, check the roles, done in ten minutes. Unsure about the right permission structure for your team? Contact DAADit Group — we are happy to help you on your way.
Questions about your Odoo implementation? Take the free Business Scan.
Start the Business Scan →