De btw-aangifte staat klaar, maar rubriek 1a toont een bedrag waar u niets van herkent. De facturen zien er goed uit, dus waar komt dat getal vandaan? Het antwoord zit bijna altijd in de tax grids: de koppeling tussen uw grootboek en de vakjes op het aangifteformulier. Wie die vóór de deadline controleert, voorkomt suppleties achteraf.
Wat is een tax grid eigenlijk?
Elke btw-code in Odoo verwijst naar één of meer rubrieken van de Nederlandse aangifte: 1a voor leveringen hoog tarief, 2a voor verlegde btw, 4b voor verwervingen uit de EU, enzovoort. Boekt u een factuur, dan schrijft Odoo het bedrag automatisch bij op de juiste rubriek. Staat die koppeling verkeerd, dan klopt de factuur wél maar de aangifte niét — en dat ziet u pas als u doorklikt.
Zo controleert u de rubrieken
- Open Boekhouding → Rapportage → Tax Report en kies de aangifteperiode.
- Klik op een rubriek, bijvoorbeeld 1a. Odoo toont direct alle boekingen die tot dat bedrag hebben geleid.
- Ziet u een vreemde regel? Klik door naar het journaalitem en controleer welke tax grid is toegepast.
- Corrigeer de boeking of pas de btw-code op de originele factuur aan; het rapport werkt meteen bij.
Waar het meestal misgaat
- Gesplitste facturen met btw hoog én verlegde btw: bij een import raken de tax grids makkelijk verkeerd gekoppeld.
- Zelf aangemaakte btw-codes zonder rubriek, waardoor bedragen simpelweg nergens op de aangifte verschijnen.
- Handmatige memoriaalboekingen op btw-rekeningen die de rubrieken omzeilen.
Voorbeeld: een groothandel in Zwolle importeerde openstaande facturen uit het oude pakket en zag rubriek 2a ineens verdubbelen. Oorzaak: de verlegde btw-code stond aan zowel de debet- als de creditkant op dezelfde grid. Eén vinkje, probleem opgelost.
Tot slot
Praktische tip: plan de controle een week vóór de deadline, niet de avond ervoor — dan is er nog tijd om rustig te corrigeren. Twijfelt u of uw btw-codes goed zijn ingericht? Neem contact op met DAADit Group, wij lopen ze graag met u door.
The VAT return is ready, but box 1a shows an amount you do not recognise. The invoices look fine, so where does that number come from? The answer is almost always in the tax grids: the link between your general ledger and the boxes on the return form. Check them before the deadline and you avoid corrections afterwards.
What is a tax grid, exactly?
Every VAT code in Odoo points to one or more boxes of the Dutch return: 1a for standard-rate supplies, 2a for reverse-charged VAT, 4b for EU acquisitions, and so on. When you post an invoice, Odoo automatically adds the amount to the right box. If that link is wrong, the invoice is correct but the return is not — and you only see it when you drill down.
How to check the boxes
- Open Accounting → Reporting → Tax Report and select the filing period.
- Click on a box, for example 1a. Odoo immediately lists every entry behind that amount.
- Spot an odd line? Drill down to the journal item and check which tax grid was applied.
- Correct the entry or change the VAT code on the original invoice; the report updates instantly.
Where it usually goes wrong
- Split invoices with both standard-rate and reverse-charged VAT: during an import, the tax grids are easily linked to the wrong side.
- Custom VAT codes created without a grid, so amounts simply never appear on the return.
- Manual journal entries posted straight to VAT accounts, bypassing the grids altogether.
Example: a wholesaler in Zwolle imported open invoices from their old system and suddenly saw box 2a double. Cause: the reverse-charge VAT code pointed to the same grid on both the debit and the credit side. One checkbox, problem solved.
One last thing
Practical tip: schedule this check a week before the deadline, not the evening before — that leaves time to correct things calmly. Not sure your VAT codes are set up correctly? Get in touch with DAADit Group and we will gladly walk through them with you.