Situatie: verlofaanvragen komen binnen via mail, een briefje op het bureau of een opmerking bij de koffieautomaat. Ze raken zoek, worden vergeten, en niemand weet nog precies hoeveel dagen Kim dit jaar al heeft opgenomen. Herkenbaar? Met de app Verlof (Time Off) is dit in een middag geregeld.
Goedkeuring per verloftype instellen
- Installeer de app Verlof via Apps.
- Ga naar Verlof → Configuratie → Verloftypes en open bijvoorbeeld 'Wettelijk verlof'.
- Kies bij Goedkeuring wie moet tekenen: Geen goedkeuring, de Verlofverantwoordelijke (HR), de direct leidinggevende, of beide na elkaar.
Een praktische verdeling: vakantie laat u door de leidinggevende én HR goedkeuren, een dag bijzonder verlof alleen door de leidinggevende, en ziekte meldt HR zelf zonder goedkeuringsstap. Per type stelt u ook in of het saldo in dagen of uren loopt — dat laatste is prettig voor parttimers.
Zo verloopt een aanvraag
De medewerker dient de aanvraag in via de app of het portaal en ziet daarbij direct het resterende saldo. De leidinggevende krijgt een activiteit en notificatie, ziet in de teamkalender meteen of er al drie collega's diezelfde week weg zijn, en keurt goed of wijst af met één klik. Het saldo wordt automatisch bijgewerkt — geen Excel-lijstje meer dat op drie plekken nét anders is.
Iedereen ziet wie er weg is
Goedgekeurde afwezigheden verschijnen automatisch in de Odoo-agenda en in de Planning-app. Collega's zien bij het plannen van een overleg direct dat Jan er die week niet is. Geen 'oh, is Jan op vakantie?'-momenten meer op maandagochtend. Via Verlof → Overzicht ziet HR bovendien de hele organisatie in één kalender.
Praktische tip
Zet de toewijzingen (verlofrechten) aan het begin van het jaar in één keer klaar via Verlof → Beheer → Toewijzingen, inclusief eventuele overgedragen dagen van vorig jaar. Dan klopt elk saldo vanaf dag één. Hulp nodig bij het inrichten van verloftypes die aansluiten op uw cao of arbeidsvoorwaarden? Neem contact op met DAADit Group.
Situation: leave requests arrive by email, a note on a desk, or a remark at the coffee machine. They get lost, are forgotten, and nobody knows exactly how many days Kim has already taken this year. Sound familiar? With the Time Off app, this is fixed in an afternoon.
Setting approval per leave type
- Install the Time Off app via Apps.
- Go to Time Off → Configuration → Time Off Types and open, for example, 'Paid Time Off'.
- Under Approval, choose who signs off: No validation, the Time Off Officer (HR), the Employee's Approver (direct manager), or both in sequence.
A practical split: holidays approved by both the manager and HR, a day of special leave by the manager only, and sick leave entered by HR without an approval step. Per type you also choose whether the balance runs in days or hours — the latter is convenient for part-timers.
How a request flows
The employee submits the request via the app or portal and immediately sees the remaining balance. The manager receives an activity and notification, sees in the team calendar whether three colleagues are already away that same week, and approves or refuses with one click. The balance updates automatically — no more Excel list that is slightly different in three places.
Everyone sees who is away
Approved absences automatically appear in the Odoo Calendar and in the Planning app. Colleagues scheduling a meeting instantly see that Jan is out that week. No more 'oh, is Jan on holiday?' moments on Monday morning. Via Time Off → Overview, HR additionally sees the whole organisation in a single calendar.
Practical tip
Prepare the allocations (leave entitlements) in one go at the start of the year via Time Off → Management → Allocations, including any days carried over from last year. Then every balance is correct from day one. Need help configuring leave types that match your collective agreement or employment terms? Contact DAADit Group.