Odoo is van origine Belgische software, maar draait inmiddels bij duizenden Nederlandse bedrijven. Toch komen bij een implementatie steeds dezelfde Hollandse vragen terug: kan ik mijn btw-aangifte eruit halen, werkt de bankkoppeling met mijn bank, en wat vindt mijn accountant ervan? Goed nieuws: het antwoord is drie keer ja, mits je het goed inricht. Dit moet je weten.
Btw-aangifte en ICP rechtstreeks uit Odoo
Met de Nederlandse lokalisatie genereert Odoo je btw-aangifte in het format van de Belastingdienst. Via Boekhouding > Rapportages > Belastingrapport zie je per rubriek (1a, 1b, 4b, enzovoort) welke bedragen erin vallen, en kun je doorklikken naar de onderliggende boekingen. Lever je aan bedrijven binnen de EU, dan stelt Odoo ook de ICP-opgave voor je samen. Hoe je dat stap voor stap doet, lees je in onze artikelen over de btw-aangifte vanuit Odoo en de ICP-opgave. Eén advies vooraf: controleer je belastingrubrieken voordat je de eerste aangifte indient. Vijf minuten controle voorkomt een suppletie.
Bankkoppeling via PSD2
Handmatig bankafschriften importeren is niet meer nodig. Odoo koppelt via PSD2 met vrijwel alle Nederlandse banken, waaronder Rabobank, ING, ABN AMRO en bunq. Je transacties komen dagelijks automatisch binnen, en Odoo stelt zelf voor welke betaling bij welke factuur hoort. Het afletteren wordt daarmee een kwestie van bevestigen in plaats van uitzoeken. De koppeling zet je op via Boekhouding > Configuratie > Online synchronisatie; in dit artikel laten we zien hoe. Let wel: een PSD2-toestemming verloopt periodiek en moet je dan opnieuw bevestigen bij je bank. Zet er een terugkerende activiteit voor in je agenda.
RGS en je grootboekschema
Nederlandse accountants werken graag met het Referentie Grootboekschema (RGS). Odoo levert bij de Nederlandse lokalisatie een standaard grootboekschema dat je hierop kunt laten aansluiten door RGS-codes aan je grootboekrekeningen te koppelen. Dat maakt de aansluiting met rapportagesoftware van je accountant een stuk eenvoudiger. Neem je grootboekschema bij de start kritisch door met je accountant: rekeningen samenvoegen of hernummeren doe je liever vóór de eerste boeking dan na de duizendste.
Samenwerken met je accountant
Je accountant hoeft geen Odoo-licentie-obstakel te zijn. Praktische opties:
- Geef je accountant een eigen gebruiker met boekhoudrechten, zodat die rechtstreeks in de administratie meekijkt en correctieboekingen zelf kan maken.
- Exporteer een auditfile (XAF) of grootboekexport voor accountants die in hun eigen software werken.
- Spreek af wie wat doet: de meeste MKB-bedrijven doen zelf de facturatie en het bankwerk, terwijl de accountant periodiek controleert en de jaarrekening opstelt.
En dan is er nog Peppol
E-facturatie via Peppol wordt in Europa in hoog tempo de norm, en de Nederlandse overheid vereist het al bij rijksoverheidsopdrachten. Odoo heeft Peppol ingebouwd: je registreert je eenmalig via Boekhouding > Configuratie > Instellingen, en daarna verstuur en ontvang je e-facturen rechtstreeks vanuit Odoo. Geen PDF's meer overtypen, en je facturen komen gestructureerd binnen bij klanten die ook op Peppol zitten.
Praktische tip
Plan je eerste btw-aangifte vanuit Odoo parallel aan je oude werkwijze: stel de aangifte in beide systemen op en vergelijk de rubrieken. Sluit alles aan, dan weet je zeker dat je inrichting klopt. Wijkt er iets af, dan vind je de oorzaak nu in een kwartier in plaats van volgend jaar bij de controle.
Je Nederlandse administratie goed inrichten in Odoo? Neem contact op met DAADit Group; we kennen zowel Odoo als de Nederlandse eisen van binnenuit.