Situatie: de standaard Odoo-mails zijn technisch correct maar onpersoonlijk. "Beste klant, hierbij uw factuur." Dat kan uw buurman ook. U wilt uw eigen tone-of-voice en huisstijl in elke mail die het systeem verstuurt — van orderbevestiging tot betalingsherinnering.
Waar vindt u de sjablonen?
Activeer eerst de ontwikkelaarsmodus via Instellingen → Algemene instellingen → Ontwikkelaarsmodus activeren (helemaal onderaan). Ga daarna naar Instellingen → Technisch → E-mail → E-mailsjablonen. Daar staat de complete lijst: offertes, facturen, leveringen, portaaluitnodigingen — alles wat Odoo namens u de deur uit doet.
Aanpassen zonder brokken
Onze gouden regel: werk nooit rechtstreeks in het originele sjabloon. Zo doet u het netjes:
- Open het sjabloon (bijvoorbeeld Verkooporder: Offerte verzenden) en dupliceer het via het tandwiel-menu.
- Geef de kopie een herkenbare naam, bijvoorbeeld "Offerte – Jansen Techniek".
- Pas onderwerp, aanhef en body aan in uw eigen woorden.
- Test met de knop Voorbeeld op een echt record voordat u het loslaat op klanten.
Bij een Odoo-update blijven de originelen dan gewoon intact en overschrijft niets uw werk.
Personaliseren met variabelen
De kracht zit in dynamische plaatshouders. Met {{ object.partner_id.name }} zet u de klantnaam in de aanhef, met {{ object.name }} het offertenummer, met {{ user.signature }} de handtekening van de verkoper. In de sjablooneditor helpt de knop Dynamische plaatshouder u bij het opzoeken van de juiste veldnamen — handig als u niet uit uw hoofd weet hoe een veld technisch heet.
Huisstijl één keer regelen
Logo en footer hoeft u niet in elk sjabloon apart te zetten. Die komen uit de notificatie-layout (mail.mail_notification_layout, te vinden onder Technisch → Gebruikersinterface → Weergaven). Past u die één keer aan, dan erven al uw mails automatisch dezelfde opmaak. Uw bedrijfslogo stelt u overigens gewoon in bij de bedrijfsgegevens — daarvoor hoeft u niet te programmeren.
Tot slot
Praktische tip: lees elke aangepaste mail hardop voor. Klinkt het als iets wat u aan de telefoon zou zeggen? Dan staat het goed. Klinkt het als een deurwaarder? Herschrijven. Wilt u dat wij uw mailsjablonen professioneel inrichten, inclusief huisstijl? Neem contact op met DAADit Group.
Situation: the standard Odoo emails are technically correct but impersonal. "Dear customer, please find your invoice attached." Anyone can send that. You want your own tone of voice and house style in every email the system sends — from order confirmation to payment reminder.
Where to find the templates
First activate developer mode via Settings → General Settings → Activate the developer mode (at the very bottom). Then go to Settings → Technical → Email → Email Templates. There you will find the full list: quotations, invoices, deliveries, portal invitations — everything Odoo sends out on your behalf.
Editing without breaking things
Our golden rule: never edit the original template directly. Here is the clean way to do it:
- Open the template (for example Sales Order: Send Quotation) and duplicate it via the gear menu.
- Give the copy a recognisable name, for example "Quotation – Jansen Engineering".
- Adjust the subject, salutation and body in your own words.
- Test it with the Preview button on a real record before letting it loose on customers.
When Odoo updates, the originals stay intact and nothing overwrites your work.
Personalizing with variables
The power is in dynamic placeholders. With {{ object.partner_id.name }} you put the customer's name in the salutation, with {{ object.name }} the quotation number, and with {{ user.signature }} the salesperson's signature. In the template editor, the Dynamic Placeholder helper lets you look up the right field names — useful when you do not know a field's technical name by heart.
Set your house style once
You do not need to add your logo and footer to every single template. Those come from the notification layout (mail.mail_notification_layout, found under Technical → User Interface → Views). Adjust it once and all your emails automatically inherit the same look. Your company logo itself is simply set in your company details — no programming required for that.
Wrapping up
Practical tip: read every customized email out loud. Does it sound like something you would say on the phone? Then it is good. Does it sound like a debt collector? Rewrite it. Want us to set up your email templates professionally, house style included? Get in touch with DAADit Group.