Het is de laatste dag van de maand en er staan tientallen geposte facturen klaar die allemaal per mail naar de klant moeten. Wie ze stuk voor stuk opent en verstuurt, is daar zomaar een middag mee kwijt. Dat kan sneller: Odoo verstuurt een hele batch in één handeling — 100 facturen, één klik, koffie erbij.
Zo verstuurt u facturen in bulk
- Open Boekhouding → Klanten → Facturen en schakel naar de lijstweergave.
- Filter op status Geboekt en op Niet verzonden. Zo mist u niets en mailt u niets dubbel.
- Vink de selectiekolom bovenaan aan (of selecteer alles via 'Alle x selecteren').
- Kies Actie → Verzenden & afdrukken (Send & Print).
Odoo genereert per factuur de PDF en verstuurt hem met het e-mailsjabloon, gepersonaliseerd per klant: naam, factuurnummer, bedrag en — als u online betalen heeft ingeschakeld — een directe betaallink. Klanten die op 'per post' staan, krijgen geen mail maar komen in de printwachtrij.
Eérst de e-mailadressen op orde
De batchverzending is zo betrouwbaar als uw stamdata. Controleer vóór de eerste bulkrun of alle klanten een correct factuur-e-mailadres hebben. Veel bedrijven mailen facturen niet naar de contactpersoon maar naar een aparte administratie-mailbox (administratie@klant.nl); leg dat vast als apart contact van het type 'Factuuradres' op de klantkaart. Mails zonder geldig adres blijven hangen — die vindt u terug via de melding Mislukte e-mails (Mail Failures) bovenin de facturenlijst.
Wat als er iets misgaat?
Ging er toch iets mis, dan ziet u dat per factuur in de chatter: een rode envelop betekent niet afgeleverd. Handige controle na elke batch:
- Filter de lijstweergave op de rode envelop-indicator.
- Corrigeer het e-mailadres op de klantkaart.
- Selecteer de betreffende facturen en draai Verzenden & afdrukken opnieuw — alleen de niet-verzonden exemplaren gaan de deur uit.
Tot slot
Praktische tip: prik een vast facturatiemoment, bijvoorbeeld elke eerste werkdag van de maand om 9:00 uur. Eén batchrun per maand houdt uw debiteurenbeheer voorspelbaar — en uw klanten weten wanneer ze de factuur kunnen verwachten. Wilt u uw facturatieproces verder stroomlijnen, bijvoorbeeld met automatische aanmaningen erachteraan? Neem contact op met DAADit Group.
It is the last day of the month and dozens of posted invoices are waiting to be emailed to customers. Opening and sending them one by one easily eats an entire afternoon. There is a faster way: Odoo sends a whole batch in a single action — 100 invoices, one click, coffee in hand.
How to send invoices in bulk
- Open Accounting → Customers → Invoices and switch to the list view.
- Filter on status Posted and on Not sent. That way you miss nothing and never mail twice.
- Tick the selection column at the top (or 'Select all x').
- Choose Action → Send & Print.
Odoo generates a PDF per invoice and sends it using the email template, personalised per customer: name, invoice number, amount and — if you have online payments enabled — a direct payment link. Customers set to 'by post' get no email; their invoices land in the print queue instead.
Get the email addresses right first
Batch sending is only as reliable as your master data. Before your first bulk run, check that every customer has a correct invoice email address. Many companies want invoices sent not to their contact person but to a dedicated accounting mailbox (accounting@customer.com); record that as a separate 'Invoice Address' contact on the customer card. Emails without a valid address get stuck — you will find them via the Mail Failures notice at the top of the invoice list.
What if something goes wrong?
If a message fails, the chatter on the invoice shows it: a red envelope means not delivered. A quick check after every batch:
- Filter the list view on the red envelope indicator.
- Fix the email address on the customer card.
- Select the affected invoices and run Send & Print again — only the unsent ones go out.
Wrapping up
Practical tip: pick a fixed invoicing moment, say the first working day of each month at 9:00. One batch run per month keeps your receivables management predictable — and your customers know when to expect their invoice. Want to streamline your invoicing further, for instance with automatic payment reminders to follow? Contact DAADit Group.