Situatie: uw team bestaat allang niet meer uit alleen fulltimers. U heeft parttimers, collega's die 4×9 draaien, misschien ploegendienst. Maar in Odoo staat iedereen nog op het standaardrooster van 40 uur — en dus rekent het systeem verlof en beschikbaarheid structureel fout. Een parttimer die op haar vrije woensdag 'verlof' moet opnemen: daar wordt niemand blij van.
Roosters aanmaken
- Ga naar Werknemers → Configuratie → Werkroosters (u vindt dit menu ook onder de app Verlof).
- Klik op Nieuw en geef het rooster een herkenbare naam, bijvoorbeeld 'Parttime 24u ma-di-do'.
- Vul de dagregels in: per dag de begintijd, eindtijd en eventueel het dagdeel (ochtend/middag). Voor een 4×9-rooster maakt u vier regels van negen uur en laat u de vrijdag weg.
- Controleer het veld Gemiddelde uren per dag — dit gebruikt Odoo om verlofdagen naar uren om te rekenen.
Rooster koppelen aan de medewerker
Open de HR-fiche via Werknemers → Werknemers en stel op het tabblad Werkinformatie het veld Werkuren in op het juiste rooster. Vanaf dat moment rekenen de apps Verlof, Urenregistratie en Planning automatisch met het echte patroon. Vraagt uw parttimer een week verlof aan, dan telt Odoo drie dagen af in plaats van vijf.
Tijdelijke afwijkingen: regel het via het contract
Gaat iemand tijdelijk minder werken, bijvoorbeeld ouderschapsverlof of een afbouwregeling? Pas dan niet met terugwerkende kracht het rooster aan — daarmee corrumpeert u historische berekeningen. Maak in plaats daarvan via Werknemers → Contracten een nieuw contract (of contractversie) aan met de nieuwe werkuren en de juiste startdatum. Odoo rekent dan vanaf die datum met het nieuwe rooster en laat het verleden intact.
Praktische tip
Loop vóór het nieuwe verlofjaar alle medewerkers na met de lijstweergave: voeg de kolom Werkuren toe en sorteer erop — afwijkingen springen er dan direct uit. Twijfelt u hoe u ploegendienst of flexibele contracten het beste in Odoo giet? Neem contact op met DAADit Group — we hebben dit vaker ingericht.
Situation: your team stopped being all full-timers a long time ago. You have part-timers, colleagues working 4×9, maybe shift work. But in Odoo everyone is still on the default 40-hour schedule — so the system structurally miscalculates leave and availability. A part-timer forced to book 'leave' on her free Wednesday: nobody enjoys that conversation.
Creating schedules
- Go to Employees → Configuration → Working Schedules (the menu is also available under the Time Off app).
- Click New and give the schedule a recognisable name, for example 'Part-time 24h Mon-Tue-Thu'.
- Fill in the day lines: start time, end time and, if relevant, the day period (morning/afternoon) per day. For a 4×9 schedule, create four nine-hour lines and leave out Friday.
- Check the Average Hour per Day field — Odoo uses it to convert leave days into hours.
Linking the schedule to the employee
Open the HR record via Employees → Employees and, on the Work Information tab, set the Working Hours field to the right schedule. From that moment, the Time Off, Timesheets and Planning apps automatically calculate with the real pattern. If your part-timer requests a week of leave, Odoo deducts three days instead of five.
Temporary changes: handle them via the contract
Is someone temporarily working fewer hours, for example parental leave or a phase-down arrangement? Do not retroactively edit the schedule — that corrupts historical calculations. Instead, create a new contract (or contract version) via Employees → Contracts with the new working hours and the correct start date. Odoo then applies the new schedule from that date onward and leaves the past intact.
Practical tip
Before the new leave year starts, review all employees in list view: add the Working Hours column and sort by it — outliers jump out immediately. Not sure how best to model shift work or flexible contracts in Odoo? Contact DAADit Group — we have set this up many times before.