Een webshop op Shopify en de administratie in Odoo: dat werkt prima, tot het moment dat je twee keer per dag zit over te tikken. Orders exporteren, voorraad bijwerken, retouren handmatig terugboeken. Wij zien bij groeiende webshops steevast hetzelfde patroon: niet de omzet is het probleem, maar de administratieve staart eraan.
De Shopify-koppeling van Connecta haalt die staart eruit. Hieronder wat hij precies doet, hoe je hem inricht en waar je op moet letten.
Wat er heen en weer gaat
Dit is geen eenrichtingsexport maar een tweerichtingskoppeling. Concreet stroomt het volgende:
- Orders — een bestelling in Shopify wordt een verkooporder in Odoo, met de juiste klant, artikelregels, kortingen en verzendkosten.
- Klanten — nieuwe klanten worden aangemaakt, bestaande herkend, zodat je geen dubbele contacten krijgt.
- Producten en varianten — inclusief de variantstructuur, zodat maat en kleur in beide systemen hetzelfde betekenen.
- Voorraad — Odoo is de bron, Shopify volgt. Verkoop je hetzelfde artikel ook in de winkel of via een marktplaats, dan zakt de webshopvoorraad mee.
- Prijslijsten — je hoeft prijzen niet op twee plekken te onderhouden.
- Verzendingen en tracking — zodra je in Odoo een levering afmeldt, gaat de fulfillment met trackingcode terug naar Shopify en krijgt de klant zijn mail.
- Retouren en creditnota's — een refund in Shopify landt als creditnota in je boekhouding.
- Betalingen en uitbetalingen — inclusief de payouts, zodat het bedrag dat op je rekening komt te matchen is met de onderliggende orders.
Die laatste is degene die het meest onderschat wordt. Een uitbetaling van Shopify Payments is een verzamelbedrag van tientallen orders minus transactiekosten. Wie dat met de hand aflettert, is per maand een dag kwijt.
Hoe je hem inricht
De koppeling draait ín Odoo, niet op een externe middleware-server. Je koppelt je Shopify-winkel met een API-sleutel, kiest welke objecten je wilt synchroniseren en in welke richting, en mapt de velden. Voor de standaardgevallen staat die mapping er al; afwijkingen pas je aan zonder code.
Wat wij in de praktijk altijd eerst doen: een testsynchronisatie op een kopie. Niet omdat de koppeling onbetrouwbaar is, maar omdat webshops zelden schoon zijn. SKU's die niet matchen, artikelen die alleen in Shopify bestaan, oude klanten met drie varianten van hetzelfde e-mailadres. Dat wil je vinden voordat je live gaat, niet erna.
Waar je op moet letten
Drie dingen die we vaak tegenkomen:
- Bepaal wie de baas is over een veld. Als zowel Shopify als Odoo een productprijs mag wijzigen, krijg je vroeg of laat een prijs die heen en weer stuitert. Kies per veld één bron.
- Voorraad in meerdere kanalen. Verkoop je ook via bol.com of een fysieke winkel, spreek dan af of de webshop de volledige voorraad ziet of een gereserveerd deel. Anders verkoop je wat er niet ligt.
- Btw bij export. Shopify rekent btw op zijn eigen manier; Odoo op de zijne. Bij verkoop naar het buitenland moeten die twee op elkaar afgestemd worden, anders klopt je aangifte niet.
Geen van deze punten is een blokkade, maar ze kosten allemaal een half uur denkwerk vooraf en anders een week opruimen achteraf.
Wat het kost
De Shopify-koppeling staat op het moment van schrijven voor €35 per maand in de Connecta-marketplace. Het inrichten doen wij als onderdeel van een implementatie; hoeveel dat is hangt af van hoe schoon je data is en hoeveel maatwerk je productstructuur heeft.
Bekijk de Shopify-koppeling in de Connecta-marketplace voor de actuele specificaties, of neem contact op als je wilt weten wat het voor jouw webshop betekent.