Uw klant geeft een inkoopreferentie (PO-nummer) mee bij een bestelling. Die moet zichtbaar zijn op álle documenten die hij terugkrijgt: orderbevestiging, pakbon, factuur. Grote afnemers zijn er streng in — een factuur zonder hun PO-nummer verdwijnt bij de crediteurenadministratie onder op de stapel, en dat merkt u aan uw betaaltermijn. Zo zorgt u dat Odoo de referentie consistent meeneemt, van offerte tot factuur.
Het veld Customer Reference
Op de verkooporder staat het veld Customer Reference (Klantreferentie). Vul hier het PO-nummer van de klant in — bijvoorbeeld "PO-2025-4471". Dit veld wordt standaard getoond op de order-PDF én op de factuur die uit de order voortkomt. Voor die twee documenten hoeft u dus niets te configureren; het gaat vanzelf goed, zolang uw verkopers het veld maar invullen.
Meenemen naar de pakbon
Op de levering (stock.picking) staat standaard géén Customer Reference — en juist het magazijn van uw klant zoekt op dat nummer. Twee routes:
- Via Instellingen → Voorraad → Warehouse → Delivery Orders: activeer de optie en voeg het veld toe aan het pakbon-rapport.
- Via Studio: open het pakbon-rapport en sleep het veld Origin → Customer Reference erin, bijvoorbeeld naast het leveringsnummer in de kop.
Meenemen naar inkoopdocumenten (dropship)
Bij dropship-scenario's — uw leverancier levert rechtstreeks aan uw klant — is het handig dat de leverancier het PO-nummer op de pakbon zet die híj meestuurt. Koppel daarvoor via Studio het veld Customer Reference van de verkooporder aan de gerelateerde inkooporder. Denk aan een handelsbedrijf dat machineonderdelen laat dropshippen: de klant ontvangt dan een doos met zijn eigen referentie erop, en niemand hoeft te bellen om te vragen "waar hoort dit bij?".
Per klant verplicht maken
Sommige klanten eisen áltijd een PO-nummer. Maak voor hen een Server Action die bij het bevestigen van een order controleert of Customer Reference gevuld is. Is het veld leeg, dan krijgt de verkoper een duidelijke foutmelding en kan de order pas door na invullen. Dat is een kleine drempel voor uw verkopers, maar een stuk kleiner dan een geweigerde factuur drie weken later.
Tot slot
Praktische tip: print na het inrichten één testorder volledig uit — orderbevestiging, pakbon en factuur — en controleer of de referentie overal staat. Vijf minuten werk, en u weet het zeker. Hulp nodig bij het aanpassen van documenten of rapporten in Odoo? Neem contact op met DAADit Group.
Vragen over uw Odoo implementatie? Doe de gratis Business Scan.
Start de Business Scan →Your customer provides a purchase reference (PO number) with an order. It must be visible on all documents they receive back: order confirmation, packing slip, invoice. Large customers are strict about this — an invoice without their PO number sinks to the bottom of the accounts payable pile, and you will notice that in your payment terms. Here is how to make Odoo carry the reference through consistently, from quote to invoice.
The Customer Reference field
The sales order has a Customer Reference field. Enter the customer's PO number here — for example "PO-2025-4471". This field is shown by default on the order PDF and on the invoice generated from the order. For those two documents you need to configure nothing; it works out of the box, as long as your sales team actually fills in the field.
Carrying it to the packing slip
The delivery (stock.picking) has no Customer Reference by default — while your customer's warehouse searches by exactly that number. Two routes:
- Via Settings → Inventory → Warehouse → Delivery Orders: enable the option and add the field to the packing slip report.
- Via Studio: open the packing slip report and drag the Origin → Customer Reference field into it, for instance next to the delivery number in the header.
Carrying it to purchase documents (dropship)
In dropship scenarios — your supplier ships directly to your customer — it helps if the supplier prints the PO number on the packing slip they include. Use Studio to link the Customer Reference field from the sales order to the related purchase order. Think of a trading company dropshipping machine parts: the customer receives a box with their own reference on it, and nobody has to call to ask "what does this belong to?".
Making it mandatory per customer
Some customers always require a PO number. For them, create a Server Action that checks whether Customer Reference is filled in when an order is confirmed. If the field is empty, the salesperson gets a clear error and the order only proceeds once it is filled in. A small hurdle for your sales team — but far smaller than a rejected invoice three weeks later.
To finish
Practical tip: after setting this up, print one full test order — order confirmation, packing slip and invoice — and check that the reference appears everywhere. Five minutes of work, and you know for sure. Need help customising documents or reports in Odoo? Contact DAADit Group.
Questions about your Odoo implementation? Take the free Business Scan.
Start the Business Scan →